Formalité fusionnée : quels documents déposer sans erreur ?

L’essentiel

ENR – Dispositions générales : Exécution de la formalité fusionnée

1. La formalité fusionnée est exécutée, sous réserve de certains aménagements, suivant les règles propres à la publicité foncière.

2. En conséquence, l’exécution de la formalité fusionnée est en principe opérée au vu de deux expéditions intégrales de l’acte à publier, établies dans les conditions fixées au 3 de l’article 67 modifié du décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955.

I. Documents servant de support à la formalité fusionnée

A. Règles générales de présentation des documents

1. La formalité fusionnée repose, en principe, sur la production de deux expéditions intégrales de l’acte.

2. Par expédition intégrale, il faut entendre un document reproduisant l’acte lui-même et, s’il y a lieu, les seules annexes soumises à publicité et non encore publiées.

3. Tel n’est pas le cas, par exemple, des procurations (elles ne sont pas des annexes soumises à publicité au sens visé pour l’expédition intégrale).

4. La production d’extraits littéraux doit être refusée (CGI, annexe III, art. 253).

5. Pour plus de commentaires sur la forme de ces expéditions, il convient de se reporter aux instructions relatives à la publicité foncière.

B. Destination des deux expéditions intégrales

1. Il est rappelé que :

2. l’une des deux expéditions, rédigée sur une formule réglementaire, est destinée à être conservée au bureau des hypothèques ;

3. l’autre expédition, sur laquelle est portée la mention d’exécution de la formalité, est destinée à être rendue au déposant.

C. Minute non requise lorsque la formalité unique est donnée au vu d’expéditions

1. Dès lors que la formalisation unique est donnée au vu d’expéditions, la minute de l’acte n’a pas à être présentée au bureau.

D. Partie normalisée pour certains actes (ventes depuis le 1er juillet 1998)

1. Pour les actes de vente rédigés depuis le 1er juillet 1998, les articles 34 et 34-1 du décret 55-22 du 4 janvier 1955 rendent obligatoire l’insertion d’une partie normalisée.

2. Cette partie, située obligatoirement en début d’acte, doit contenir les éléments indispensables à la publicité des droits réels et à l’assiette des salaires, impôts, droits et taxes.

3. Cette réglementation étant antérieure à l’entrée en vigueur des dispositions soumettant à la formalité fusionnée les actes mixtes, elle n’est applicable qu’aux ventes portant exclusivement sur des immeubles.

4. En conséquence, la production d’une partie normalisée ne peut être exigée pour les actes constatant la vente d’immeubles et de meubles.

E. Règles spéciales : immeubles non situés dans le ressort d’une même conservation

1. Des règles particulières doivent être suivies lorsque la conservation chargée d’exécuter la formalité fusionnée n’a pas qualité pour publier l’acte dans son intégralité.

2. Cette situation se rencontre :

3. lorsque plusieurs conservations sont compétentes ;

4. lorsque la formalité fusionnée s’applique à des actes qui ne portent que pour partie sur des immeubles situés en Moselle, Bas-Rhin et Haut-Rhin, et que le rédacteur réside hors de ces départements.

F. Exécution dans un bureau concerné : perception totale des droits et taxes

1. Dans ces hypothèses, la formalité fusionnée est exécutée dans :

2. l’un des bureaux des hypothèques compétents, ou au seul bureau concerné ;

3. et la totalité des droits et taxes exigibles est perçue à cette occasion.

G. Nécessité d’une connaissance de l’acte tout entier

1. Pour permettre au conservateur d’exercer ses attributions fiscales, il faut que celui-ci ait connaissance de l’acte tout entier.

2. Dans ces conditions, le document à rendre au déposant après exécution doit être une expédition intégrale établie selon les règles générales.

3. En revanche, le document à conserver au bureau (établi sur formule spéciale) est constitué par un extrait de l’acte, limité aux immeubles et droits immobiliers situés dans le ressort de la conservation où la formalité est exécutée (CGI, annexe III, art. 253).

H. Dépôt d’extraits dans les autres bureaux : double exemplaire

1. En vue seulement de l’accomplissement de la publicité foncière, il doit, le cas échéant, être déposé, dans chacun des autres bureaux des hypothèques concernés, un extrait en double exemplaire.

2. Un de ces exemplaires doit être sur formule spéciale, limité, sous peine de refus du dépôt, aux immeubles et droits immobiliers intéressant le bureau concerné.

I. Indication de la conservation chargée de percevoir les droits

1. Aussi bien dans l’expédition intégrale que dans les extraits visés ci-dessus, la conservation chargée de percevoir les droits doit être indiquée par le déposant (CGI, annexe III, art. 251).

II. Autres documents à déposer

1. Indépendamment des moyens de règlement correspondant à la provision versée, les requérants doivent remettre ou faire parvenir au bureau où la formalité fusionnée est requise, en même temps que les pièces visées ci-dessus, l’ensemble des documents dont le dépôt est prescrit en matière d’enregistrement et de publicité foncière.

2. Ces documents peuvent être aménagés suivant des modalités fixées par le directeur général des finances publiques.

3. Ils concernent tantôt la généralité des actes, tantôt certains d’entre eux seulement (CGI, annexe III, art. 254).

A. Documents concernant la généralité des actes

1. Bordereau récapitulatif

1. Les notaires ont l’obligation de déposer un bordereau récapitulatif n° 3264 (C.E.R.F.A n° 11982*01) fourni gratuitement par l’administration.

2. Son emploi est obligatoire aussi bien pour la conservation de la résidence du notaire que pour toutes les autres conservations intéressées.

3. Ce bordereau permettant notamment de ventiler une provision globale, les déposants ont la faculté d’y inscrire, indépendamment des actes soumis à la formalité fusionnée, les autres formalités demandées.

2. Cadres par acte et indication des formalités demandées

1. Un cadre est réservé à chaque « acte ».

2. Le terme « acte » recouvre à la fois l’acte proprement dit et les éventuelles formalités annexes (par exemple : inscription de privilège, réquisition d’état sur formalité, etc.).

3. Dans chaque cadre, un emplacement est prévu pour permettre au requérant de signaler les diverses formalités demandées.

3. Certification du bordereau et nature du versement

1. Le bordereau est certifié, à la première page, par le déposant, qui indique également, à cet emplacement, la nature des moyens de règlement correspondant à la provision versée.

2. Lorsque plusieurs feuillets sont utilisés pour la rédaction du bordereau (en raison du nombre d’actes), la certification et l’indication de la nature du versement ne sont portées que sur le premier feuillet.

4. Nombre d’exemplaires et accusé de réception

1. Contrairement à la règle suivie en matière d’enregistrement, le dépôt du bordereau n’est exigé qu’en un seul exemplaire.

2. Toutefois, il peut être fait en deux exemplaires.

3. Dans ce dernier cas, l’un des exemplaires, complété uniquement par la date de réception et le cachet de la conservation, est immédiatement renvoyé à titre d’accusé de réception.

2. Extrait cadastral et extrait d’acte

a. Principes

1. Aux termes de l’article 860 du CGI, les notaires, huissiers, greffiers, avoués, avocats et autorités administratives doivent, pour les actes et décisions judiciaires contenant des dispositions soumises à publicité foncière et pour les attestations après décès, établir en double exemplaire, un extrait (dit extrait d’acte modèle n° 1 ou modèle n° 2), selon les conditions indiquées.

b. Lieu de dépôt et règles de multi-conservation

1. Pour les actes visés au premier alinéa du I de l’article 647 du CGI, les deux exemplaires de l’extrait sont remis, sous peine de refus du dépôt, à la conservation des hypothèques au moment où la formalité fusionnée est requise.

2. Pour les actes concernant des immeubles ou droits immobiliers situés dans le ressort de plusieurs conservations, un extrait analytique doit être remis à chaque conservation concernée, à l’appui de l’expédition produite.

3. L’extrait analytique reprend de manière concise les dispositions de l’acte soumis à la formalité.

4. À ce titre, il doit notamment contenir des indications concernant à la fois les clauses immobilières et les clauses mobilières.

5. Si, dans l’extrait d’acte, ne figurent pas les dispositions relatives aux clauses mobilières, le refus du dépôt doit être prononcé.

c. Extrait cadastral : modèle n° 1 et projet de liquidation détaillée

1. L’extrait cadastral modèle n° 1 est complété, pour valoir extrait d’acte, par les notaires, huissiers, greffiers, avoués et autorités administratives.

2. Ils y portent notamment : la date et la nature de l’acte, le prix ou l’évaluation des immeubles (et la soulte s’il y a lieu), le nom et la qualité de l’officier public ou ministériel ou de l’autorité administrative, ainsi que la désignation des parties conformément au premier alinéa de l’article 5 du décret du 4 janvier 1955 modifié et à l’article 6 du décret du 4 janvier 1955 modifié.

3. Dans les deux cas, l’extrait d’acte est complété par un projet de liquidation détaillée des droits et taxes exigibles (CGI, annexe III, art. 255).

d. Cas où les rédacteurs n’établissent pas d’extrait

1. Les rédacteurs d’actes n’ont pas à établir d’extrait quand la réglementation antérieurement en vigueur n’en prévoyait pas.

2. De même, les extraits modèle 3 continuent à être déposés en simple exemplaire.

e. Quels actes nécessitent les deux exemplaires (principe)

1. En principe, les deux exemplaires de l’extrait ne sont exigés que pour :

2. les transmissions après décès (attestations notariées) ;

3. et les actes ou décisions translatifs, déclaratifs, constitutifs ou extinctifs d’un droit de propriété, d’usufruit, d’emphytéose ou de superficie, portant sur un immeuble ou des droits immobiliers.

4. Il est sans importance que ces actes soient soumis à la formalisation unique ou à la double formalité, ou même qu’ils soient dispensés de l’enregistrement tout en restant soumis à publicité foncière.

f. Règles spécifiques quand l’acte est soumis à la formalité fusionnée

1. Lorsqu’il s’agit d’actes soumis à la formalisation fusionnée, les deux exemplaires de l’extrait sont déposés à la conservation chargée de procéder à la formalité.

2. Quand l’acte concerne plusieurs immeubles, situés ou non dans le ressort de plusieurs conservations, il faut distinguer :

3. l’extrait d’acte proprement dit (sur imprimés translucides n° 2651-1 ou n° 2651-2) : un seul exemplaire est déposé à la conservation chargée de procéder à la formalité fusionnée ;

4. l’extrait modèle n° 1 : déposé dans les conditions habituelles.

5. L’absence de ces documents ou leur non-conformité constitue un cas de refus.

6. Il en est de même si l’extrait ne comporte pas de projet de liquidation détaillée des droits.

7. En revanche, si le projet de liquidation est erroné, la formalité ne peut être refusée que si l’erreur se traduit par une insuffisance de provision.

g. Cas particuliers

1° Mutations sous condition suspensive

1. Indépendamment de l’extrait déposé en double exemplaire à l’appui de l’acte conditionnel, un second extrait, également en double exemplaire, doit être remis au service pour l’acte constatant la réalisation de la condition.

2. Quand les deux actes sont présentés en même temps à la formalité, le second peut être analysé de façon très sommaire à la suite de l’extrait correspondant à l’acte conditionnel.

3. Dans le cas contraire, le second extrait est établi sur imprimés n° 2651-1 ou n° 2651-2, l’un des exemplaires étant annexé, le cas échéant, à l’extrait modèle 3.

2° Constitutions de servitudes

1. Les constitutions de servitudes à titre onéreux assimilées fiscalement à des ventes donnent lieu au dépôt d’un extrait sur imprimés n° 2651-1 ou n° 2651-2.

2. Selon le cas :

3. lorsqu’un extrait modèle 3 est exigé : l’extrait d’acte est remis en deux exemplaires ;

4. dans les autres cas : l’extrait peut n’être fourni qu’en un seul exemplaire.

3° Décisions judiciaires

1. Les décisions judiciaires translatives, déclaratives, constitutives ou extinctives d’un droit de propriété, d’usufruit, d’emphytéose ou de superficie concernant un immeuble donnent lieu à l’établissement d’un extrait modèle 1 en double exemplaire.

2. Ces décisions sont exclues de la formalité unique.

3. Lorsqu’elles ne donnent pas ouverture à des droits proportionnels ou progressifs, elles sont dispensées de la formalité de l’enregistrement.

4° Procès-verbaux de remembrement

1. Les procès-verbaux de remembrement sont soumis à la formalisation unique.

2. L’exécution ne donne pas lieu au dépôt d’extraits d’acte, mais seulement :

3. les trois expéditions déjà fournies antérieurement à la conservation des hypothèques ;

4. et la copie précédemment remise au service des impôts, aménagée de manière que, pour les indivisions, chaque page soit reproduite en autant d’exemplaires que d’indivisaires.

5. Cette copie est adressée par les conservateurs au centre de duplication, en même temps que la liasse mensuelle des extraits d’acte, en vue de la mise à jour de la documentation personnelle.

h. Indications à porter dans les extraits

1. Les extraits d’actes ainsi que leur double doivent comporter, dans l’ordre, les indications suivantes (sauf indication en cas d’actes complexes) :

2. nom et adresse du rédacteur de l’acte ;

3. nature et date de l’acte ;

4. noms et informations des parties : nom, prénoms (dans l’ordre de l’état civil), date et lieu de naissance, profession ou qualité, domicile des anciens propriétaires et de leurs conjoints, puis des nouveaux propriétaires et de leurs conjoints.

5. S’il s’agit de personnes morales : indiquer les éléments d’identification et renseignements prescrits par l’article 6 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 modifié.

6. situation et désignation des biens : commune, section, numéro du plan cadastral, voie et numéro (le cas échéant), numéro du lot et quote-part du sol ; nature, lieu-dit, contenance, nombre et nature des pièces, nature des clôtures, etc. ; éventuellement désignation sommaire des meubles et droits mobiliers.

7. origine de propriété succincte avec référence à la dernière formalité de publication à la conservation des hypothèques.

8. date du transfert de propriété et situation locative de l’immeuble.

9. prix ou évaluation des biens, charges et modalités de paiement.

10. déclarations ou mentions diverses intéressant l’administration pour la liquidation et le paiement des droits.

11. projet de liquidation détaillée des droits (droits d’enregistrement ou taxe de publicité foncière, taxes additionnelles, etc.).

i. Modalités d’établissement des extraits

1° Actes rédigés selon une structure traditionnelle

1. Les imprimés n° 2651 permettent aux rédacteurs d’obtenir les deux exemplaires des extraits en une seule série d’opérations, sans travaux de copie (imprimés 2651-1 et/ou 2651-2 selon le cas).

2° Actes normalisés

1. Selon l’article 860 du CGI, l’extrait peut être remplacé par une reproduction partielle des actes, décisions judiciaires ou attestations.

2. Dans cette hypothèse, impliquant un regroupement en tête des informations à transcrire sur les extraits, le rédacteur les reproduit dans le cadre de gauche de l’extrait modèle n° 1 et sur un imprimé à plan n° 2651-2.

3. Comme pour les actes de structure traditionnelle, le feuillet de gauche de l’imprimé modèle n° 1 peut être remplacé par un extrait d’acte à plan.

3° Extrait nécessitant plusieurs feuilles

1. Lorsque l’établissement de l’extrait nécessite plusieurs feuilles, il est utilisé à la suite de l’imprimé de tête n° 2651-2 autant de feuilles supplémentaires n° 2651-S qu’il est nécessaire.

2. Les indications portées sur les feuilles de suite sont reproduites de préférence au verso des imprimés modèle n° 1.

3. Le rédacteur peut toutefois établir les imprimés n° 2651-S en deux exemplaires, dont l’un constitue le feuillet de suite de l’imprimé modèle n° 1.

4. Le nombre de feuilles utilisées est mentionné dans la case prévue à cet effet sur les imprimés de tête.

5. Les feuilles supplémentaires sont numérotées dans la partie supérieure droite du cadre destiné au rédacteur.

4° Actes concernant plusieurs communes / immeubles ruraux et urbains

1. L’extrait n° 2651 reprenant l’ensemble des dispositions essentielles de l’acte : il en est établi un seul exemplaire sur imprimé à cadres ou à plan selon le cas.

2. Les mêmes indications sont reportées sur l’extrait modèle n° 1, qui doit être produit par commune ou par catégorie d’immeubles.

5° Actes concernant la Moselle, le Bas-Rhin et le Haut-Rhin

1. Pour les actes portant sur des immeubles situés en Moselle, Bas-Rhin et Haut-Rhin, les rédacteurs n’établissent qu’un seul extrait sur imprimé n° 2651.

2. Lorsque les actes concernent également des immeubles situés dans d’autres départements, un extrait modèle n° 1 ou modèle n° 2 est remis à chaque conservation intéressée par commune ou par catégorie d’immeubles.

6° Recommandations pratiques

1. Il est indispensable, pour faciliter l’exploitation des extraits, de respecter quelques règles :

2. tous les documents remis à l’administration doivent être parfaitement lisibles ; les imprimés sont utilisés au recto seulement.

3. l’établissement par reproduction directe d’une ou de plusieurs pages de l’acte lui-même n’est en principe admis que pour les actes normalisés, c’est-à-dire lorsque la contexture regroupe en tête les informations devant figurer dans l’extrait.

4. les extraits contiennent une analyse concise des dispositions énumérées au § 230 ; la rédaction doit être brève et précise et les informations toujours portées dans l’ordre prévu.

7° Présentation et mise en évidence des informations

1. La présentation doit être claire et faire nettement ressortir les indications à saisir immédiatement :

2. nom patronymique de chaque partie en lettres capitales (détaché des autres éléments) ;

3. adresse exacte du domicile sur une ligne distincte à la fin de l’alinéa, nom de la localité en capitales ; si les deux conjoints sont parties, l’adresse du domicile commun n’est indiquée qu’une seule fois ;

4. situation des biens (commune, section, numéro plan cadastral, rue et numéro, etc.) nettement détachée sur une ligne séparée, nom de la commune en capitales ;

5. sur imprimé à plan : séparer par des blancs chaque rubrique (anciens propriétaires, nouveaux propriétaires, identification des biens, etc.) ;

6. le projet de liquidation est arrêté en chiffres.

8° Cas où l’emplacement est insuffisant

1. Lorsque la rédaction a été commencée sur imprimé n° 2651-1 (extrait à cadres) et qu’un emplacement se révèle insuffisant, il est admis de fournir les indications manquantes sur imprimé n° 2651-S, en respectant l’ordre des rubriques.

2. Toutefois, il faut les faire précéder du titre du cadre concerné (et, à défaut, l’ordre général doit être respecté sur le feuillet supplémentaire, sans contrainte de position ou dimension des cadres).

B. Documents dont le dépôt n’est prévu que dans certaines situations

1. Déclarations de TVA et documents annexes

1. Les conservateurs n’interviennent que dans les limites de la fiscalité immobilière. Par conséquent, seules les déclarations de TVA susceptibles d’être déposées à leur bureau sont celles souscrites sur les imprimés suivants :

2. déclaration n° 942 (CERFA n° 11115) utilisée pour les mutations d’immeubles, y compris celles taxées sur la plus-value ;

3. annexe n° 943 (CERFA n° 11116) le cas échéant.

4. L’annexe n° 943 peut être utilisée :

5. soit à l’appui d’une déclaration n° 942 comme relevé des droits à déduction ;

6. soit comme décompte du prix de revient ; dans ce dernier cas, son emploi n’est pas obligatoire et elle peut être remplacée par n’importe quel document fournissant les mêmes renseignements.

7. Toutefois, seules les livraisons d’immeubles bénéficiant de la mesure transitoire prévue au BOI-TVA-IMM-10-10-20 au II-A sont susceptibles de faire l’objet de ces déclarations, accessibles sur le site www.impots.gouv.fr.