La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ; Vu la Convention du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et notamment son article 6 qui confère à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés la mission d’informer les personnes de leurs droits et obligations telles qu’ils résultent de ce texte. Vu le Code du travail notamment son article L513-3 ; Vu la délibération de la Commission du 18 novembre 1986 portant avis sur la mise en oeuvre par le Ministère du Travail d’un traitement automatisé d’établissement des listes électorales prud’homales ;

Considérant que l’article 5 de la Convention susvisée dispose que les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement automatisé sont enregistrées pour des finalités déterminées et légitimes et ne sont pas utilisées de manière incompatible avec ces finalités ; Considérant que l’article 44 de la loi du 6 janvier 1978 sanctionne les détournements de finalité commis à l’occasion de la mise en oeuvre de traitements automatisés d’informations nominatives ;

Sur les modalités de transfert aux mairies, des listes préparatoires aux listes électorales prud’homales Considérant que pour les élections prud’homales de 1987, le Ministère des Affaires Sociales et de l’Emploi a mis en place un traitement automatisé d’établissement des listes électorales prud’homales permettant d’aider les maires, dans le respect des missions qui leur incombent en vertu de l’article L513-3 du Code du Travail, à établir lesdites listes ; que le système, qui a fait l’objet d’une délibération de la Commission du 18 novembre 1986, suppose des transmissions d’informations nominatives entre un centre informatique national, qui centralise l’ensemble des déclarations relatives aux électeurs, et les mairies compétentes pour établir les listes électorales définitives ; Considérant qu’il résulte de l’instruction du dossier que la possibilité qui serait offerte par le Ministère du Travail aux maires qui le demanderaient, d’obtenir des listes préparatoires sur support magnétique est susceptible non seulement d’assurer dans de meilleures conditions, le contrôle des électeurs qui leur est imparti, mais de faciliter l’affectation et la répartition de ces derniers par bureau de vote, par la possibilité d’obtenir par approximations successives des listes de travail intermédiaires ; Estime que dès lors qu’un traitement national a été mis en place, il paraît opportun de faire bénéficier les mairies, qui en feraient la demande, de la saisie ainsi opérée qui permettrait d’éviter le recours à des sous-traitants dans des conditions ne garantissant ni la pertinence ni la confidentialité des informations saisies ;

Sur la tenue et l’exploitation des listes électorales prud’homales par les maires Considérant qu’en application de l’article L513-3 du Code du travail, les maires sont compétents pour arrêter les listes électorales prud’homales ; qu’ils peuvent tenir ces listes selon leur choix, sur support papier ou sur support magnétique ; que dans ce dernier cas, il appartient à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, en application des dispositions du code du travail, d’en contrôler l’exploitation ; que lors de l’examen des dossiers de formalités préalables qui devront lui être soumis par les maires en application des dispositions de la loi du 6 janvier 1978, la Commission est compétente pour contrôler notamment, la finalité des traitements, les destinataires et la durée de conservation des données de même que les garanties de sécurité ; Rappelle que toute exploitation des listes informatisées à des fins autres que celles qui sont strictement liées à l’élection prud’homale est de nature à constituer un détournement de finalité sanctionné par l’article 44 de la loi du 6 janvier 1978 ainsi que par l’article R531-2 du Code du travail ; Recommande que toute mesure soit prise afin de garantir la sécurité des données ; qu’en outre, les maires s’engagent à ne prendre aucune copie des fichiers ayant servi à l’établissement des listes ; Recommande que, quelque soit le support utilisé par les mairies pour la tenue des listes électorales, celles-ci soient détruites de même que les documents préparatoires ayant servi à leur élaboration, à l’expiration des délais de recours contentieux ;

Sur les modalités de consultation des listes électorales Considérant qu’en sus du droit d’accès individuel aux données le concernant et figurant sur les listes électorales prud’homales tenues en mairie, dont il dispose en vertu de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, tout électeur peut à ses frais en vertu de l’article R513-28 du Code du travail prendre communication et copie de la liste électorale prud’homale à condition de s’engager à ne pas en faire un usage qui ne soit strictement lié à cette élection ; que dès lors que le principe d’égalité entre les demandeurs est respecté par les maires aussi bien dans les délais de mise à disposition des listes que dans les conditions de facturation des prestations ainsi offertes, il y a lieu d’autoriser la copie sur support magnétique ;

Rappelle qu’en application de l’article 29 sanctionné par l’article 42 de la loi du 6 janvier 1978, les maires doivent s’engager à prendre toute mesure utile afin de préserver la sécurité des informations ; Rappelle que dans la mesure où les listes électorales sont informatisées, toute communication à un tiers non autorisé constituerait le délit de divulgation illicite sanctionné par l’article 43 de la loi du 6 janvier 1978 ; Rappelle en outre, que toute utilisation de ces listes de même que toute saisie informatique effectuée sur la base des listes établies sur support papier constitue un traitement automatisé d’informations nominatives dont la mise en oeuvre doit être précédée des formalités préalables instituées par la loi du 6 janvier 1978 de manière à permettre à la Commission d’exercer le contrôle que lui confère la loi et de veiller, à ce qu’il n’en soit pas fait un usage autre que celui strictement lié à l’élection prud’homale et à ce que le droit d’accès soit garanti ; Rappelle d’ailleurs que toute utilisation de listes non informatisées à des fins autres que liées à l’élection prud’homale est de plus sanctionnée par les dispositions de l’article R531-2 du Code du travail. Le Président : Jacques FAUVET