La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés,

Vu la Convention du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 15, 17, 21-2°, 21-4°, 27, 29, 31, 41 et 42 ;

Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les Archives ;

Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l’application de la loi du 6 janvier 1978 ;

Vu le règlement intérieur de la Commission et notamment ses articles 55 et 56 ;

Vu la délibération de la CNIL n° 85-79 du 10 décembre 1985 précisant les conditions d’utilisation des diffuseurs de messages préenregistrés ;

Vu la délibération de la CNIL n° 91-043 du 28 mai 1991 portant sur une vérification sur place auprès de la Mairie de […] ;

Après avoir entendu Monsieur Henri CAILLAVET, Commissaire en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;

Considérant que la Commission a eu connaissance de la mise en place, par le maire de […], d’un système d’interrogation de ses administrés sur les décisions de la mairie, par automates d’appels ; que ce traitement n’a pas fait l’objet de formalités préalables auprès de la Commission ;

Considérant que le maire de […] n’a pas répondu à la lettre de la Commission du 27 mars 1991 ;

Considérant que le compte rendu de la vérification sur place effectuée le 7 juin 1991 a été notifié au maire de […] le 14 juin 1991 et que celui-ci n’a pas formulé d’observations ;

Considérant que l’article 1 de la loi du 6 janvier 1978 dispose : « l’informatique doit être au service de chaque citoyen (…). Elle ne doit porter atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques » ;

Considérant que les articles 15 et 17 de la loi imposent à tout responsable d’une collectivité territoriale détenteur de traitements automatisés d’informations nominatives d’effectuer une déclaration de ses traitements auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ;

Considérant que l’article 30 de la loi du 6 janvier 1978 dispose « Sauf dispositions législatives contraires, les juridictions et autorités publiques agissant dans le cadre de leurs attributions légales ainsi que, sur avis conforme de la commission nationale, les personnes morales gérant un service public peuvent seules procéder au traitement automatisé des informations nominatives concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté … » ;

Considérant qu’il résulte des investigations effectuées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés que la Mairie de […] a mis en oeuvre divers traitements automatisés d’informations nominatives qui concernent la gestion du personnel, la tenue des listes électorales, la gestion de l’état civil, la gestion des permis de construire, la gestion d’autocommutateurs, la gestion des interventions du maire, la gestion du fichier jeunesse et activités socio-éducatives, la gestion de la bibliothèque ;

Considérant que ces traitements n’ont pas fait l’objet des formalités requises par l’article 15 de la loi de 1978 et qu’ils ont été mis en oeuvre à l’insu des personnes concernées ; que malgré la lettre du 27 mars 1991 adressée à la mairie par les services de la Commission, la mairie n’a pas régularisé sa situation ;

Considérant que le système d’interrogation par automates d’appel n’est pas mis en place, que le maire de […] saisira la Commission préalablement à son exploitation et donnera la possibilité aux Cannois de refuser d’être consultés selon cette modalité sur les décisions de la Mairie ;

Considérant que la gestion de l’état civil est conforme à l’instruction générale relative à l’état civil ;

Considérant que le traitement des listes électorales mis en oeuvre, comporte en plus des informations prévues par le code électoral, huit motifs de radiation des électeurs de la liste électorale et notamment des informations relatives aux condamnations ;

Considérant que la gestion du personnel n’a pas fait l’objet d’une déclaration à la CNIL ; qu’est utilisé dans cette application le numéro de sécurité sociale ; qu’en conséquence, l’ensemble du traitement (paie et gestion) doit faire l’objet d’une demande d’avis ;

Considérant que pour tous ces traitements, les mesures de sécurité mises en oeuvre pour préserver la confidentialité des données sont insuffisantes ; qu’il convient de les renforcer ; PREND ACTE de l’engagement du Maire de […] de renforcer les sécurités et d’adresser à la Commission, dans le délai d’un mois : – une demande d’avis pour chacun des traitements suivants : état civil, autocommutateurs, paie et gestion du personnel, automates d’appels, jeunesse et activités socio-éducatives, permis de construire, interventions du Maire, distribution des sacs poubelles, – une déclaration simplifiée de référence à une norme simplifiée lorsque le traitement y est en tous points conforme, pour les traitements suivants : élections, norme simplifiée n° 24, bibliothèque (prêts de livres et supports audiovisuels) – norme simplifiée n° 9, – une déclaration de suppression pour : la paie du personnel, le quittancement des eaux sur les îles Lerins, – l’arrêté relatif au suivi des vaccinations. DECIDE d’adresser, en application des dispositions de l’article 21, 4° de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, un avertissement au maire de […].

Le Président,

Jacques FAUVET