Protection des données dans les fichiers de personnes à risques des loueurs de véhicules

La délibération encadre la constitution et l’utilisation, par les loueurs de véhicules, de fichiers susceptibles d’entraîner un refus de location. L’article 2, alinéa 2, de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 exclut qu’une décision privée reposant sur une appréciation du comportement humain ait pour seul fondement un traitement automatisé définissant le profil ou la personnalité.

L’inscription doit donc reposer sur des motifs objectifs, préétablis, individualisés et vérifiables, sans jugement de valeur. Les données doivent être pertinentes, adéquates et non excessives au regard de leur finalité, conformément à l’article 5 c) de la Convention du 28 janvier 1981. Les risques d’homonymie et d’usurpation d’identité doivent être prévenus.

La durée de conservation doit rester limitée à ce qui est nécessaire, avec des procédures de mise à jour et de suppression, notamment après règlement d’un impayé, selon l’article 5 e) de la Convention. Les articles 27, 26 et 34 de la loi du 6 janvier 1978 imposent l’information des personnes, reconnaissent leur droit d’opposition pour raisons légitimes et garantissent leur droit d’accès et de rectification.

Enfin, l’article 29 de cette loi impose des mesures de sécurité et de confidentialité. Les échanges doivent être réservés aux professionnels autorisés et réalisés par des moyens sécurisés.

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À la suite de plaintes concernant le refus de location de véhicules, la CNIL a contrôlé plusieurs sociétés et constaté l’existence de fichiers nominatifs susceptibles d’entraîner une exclusion. Elle formule des recommandations sur les motifs d’inscription, la durée de conservation, l’information des personnes, leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition, ainsi que la sécurité et la confidentialité.

La CNIL a été saisie de plaintes de personnes auxquelles des loueurs refusaient la location d’un véhicule. Elle a effectué des contrôles auprès de plusieurs sociétés de location et de leur organisation professionnelle.

Ces vérifications ont révélé l’existence de fichiers nominatifs, souvent informatisés, utilisés pour inscrire certaines personnes ou enregistrer des données dans un fichier clientèle. Ces informations pouvaient ensuite conduire au refus de louer un véhicule.

La délibération formule des recommandations relatives aux motifs d’inscription, à la durée de conservation, à l’information des personnes, à leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition, ainsi qu’à la sécurité et à la confidentialité des données.

• Fonder l’inscription sur un motif objectif, certain et préétabli
• Écarter tout jugement de valeur ou profilage automatisé exclusif
• Vérifier le préjudice par des agents habilités
• Garantir des données pertinentes, adéquates et non excessives
• Fixer une durée de conservation adaptée à chaque motif
• Informer clairement la personne et garantir ses droits
• Limiter les communications aux professionnels autorisés et sécurisés

• Plaintes de personnes refusées lors d’une location
• Vérifications sur place auprès des sociétés de location
• Constatations relatives aux fichiers nominatifs informatisés
• Informations enregistrées utilisées pour refuser une location
• Échanges avec l’organisation professionnelle des loueurs

Les sociétés de location doivent encadrer strictement les fichiers susceptibles d’entraîner un refus et permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits. Les personnes inscrites doivent pouvoir connaître les motifs utilisés, les contester et obtenir la mise à jour ou la suppression des données lorsque leur conservation n’est plus justifiée.

• Préétablir et documenter les motifs d’inscription
• Habiliter les agents chargés de vérifier les préjudices
• Informer la personne dès son inscription, sauf exception légitime
• Supprimer les données devenues inutiles ou l’impayé réglé
• Sécuriser les transmissions et prévenir les homonymies

À faire

• Établir une liste objective des motifs d’inscription
• Habiliter les agents et tracer leurs vérifications
• Fixer des durées de conservation par motif
• Informer sur les destinataires, droits et conséquences
• Chiffrer les échanges entre professionnels autorisés

À éviter

• Inscrire une personne sans motif documenté
• Fonder un refus sur un profil automatisé seul
• Conserver les données au-delà de leur utilité
• Confondre les faits du conducteur et de l’entreprise
• Transmettre les fichiers à des tiers non autorisés

Les critères d’inscription dans les fichiers de personnes à risques

L’inscription doit reposer sur des motifs objectifs, préétablis, opposables à la personne concernée et dépourvus de jugement de valeur. Elle doit être décidée par des agents habilités après vérification du caractère certain du préjudice. L’article 2, alinéa 2, de la loi du 6 janvier 1978 interdit qu’une décision privée repose exclusivement sur un traitement automatisé définissant un profil ou une personnalité.

La durée de conservation des données nominatives

Selon l’article 5 e) de la Convention du 28 janvier 1981, les données ne peuvent être conservées sous une forme identifiable au-delà de la durée nécessaire à leur finalité. Les responsables doivent fixer des durées adaptées aux motifs d’inscription et prévoir la mise à jour et la suppression des données, notamment après règlement d’un impayé.

Les droits d’information et de contrôle des personnes

Les articles 27, 26 et 34 de la loi du 6 janvier 1978 imposent une information claire sur la collecte, les destinataires, les conséquences d’une absence de réponse et les droits d’accès et de rectification. La personne peut aussi s’opposer pour raisons légitimes au traitement et doit, sauf exception légitime, être informée de son inscription.

Article 2, alinéa 2, de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 26 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 29 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article L. 122-1 du Code de la consommation