Articulation entre protection des données personnelles et régime des archives publiques

La durée de conservation prévue par l’article 28 de la loi n° 78-17 ne contredit pas l’imprescriptibilité des archives publiques. Les données peuvent être conservées temporairement comme archives courantes ou intermédiaires, sous réserve d’une période fixée avec les services des Archives conformément à l’article 15 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979.

La CNIL peut ordonner la destruction d’un traitement lorsque sa conservation porte atteinte à l’identité humaine, aux droits de l’homme, à la vie privée ou aux libertés, après accord préalable de l’administration des Archives. Les services d’archives doivent informer les services détenteurs de leur qualité de destinataires conformément à l’article 19 de la loi n° 78-17. Tout traitement ultérieur impose une demande d’avis ou une déclaration. L’article 20 du décret n° 79-1037 ne peut recevoir application pour maintenir à la disposition des services des données nominatives soumises au droit à l’oubli.

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Les données nominatives collectées par les traitements informatiques des services de l’État, des collectivités, des établissements et entreprises publics ou des organismes chargés d’un service public sont qualifiées d’archives publiques. Elles peuvent relever des archives courantes ou intermédiaires pendant une durée fixée avec les services des Archives.

La CNIL précise les conditions de conservation, de destruction et de réutilisation de ces données. Elle admet la destruction d’un traitement après accord de l’administration des Archives et impose l’information du service détenteur lorsque les archives sont conservées par un service d’archives.

• Rattacher le traitement à un service ou organisme visé par l’article 15
• Qualifier les données de documents procédant d’une activité de service public
• Identifier des archives courantes ou intermédiaires
• Fixer la durée de conservation avec les services des Archives
• Obtenir l’accord préalable de l’administration des Archives avant destruction
• Déclarer les services d’archives comme destinataires des données
• Saisir la CNIL en cas de traitement informatisé ultérieur

• Articles 1er et 3 de la loi n° 79-18
• Article 15 de la loi n° 78-17
• Article 28 de la loi n° 78-17
• Article 15 du décret n° 79-1037
• Qualification des données comme archives courantes ou intermédiaires

• Fixation concertée des durées de conservation
• Mention des services d’archives comme destinataires
• Accord préalable avant destruction d’un traitement
• Saisine de la CNIL pour tout traitement ultérieur
• Écartement de l’article 20 du décret n° 79-1037

À faire

• Qualifier les données comme archives publiques
• Identifier leur statut courant ou intermédiaire
• Fixer la durée avec les services des Archives
• Déclarer les services d’archives comme destinataires
• Obtenir l’accord préalable avant destruction

À éviter

• Conserver les données sans durée concertée
• Ignorer le droit à l’oubli
• Détruire un traitement sans accord des Archives
• Omettre la saisine de la CNIL
• Appliquer l’article 20 du décret n° 79-1037

L’articulation des lois relatives aux données et aux archives

La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 s’applique pendant la durée de conservation prévue par son article 28, tandis que la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 intervient ensuite. Les données nominatives des traitements relevant de l’article 15 de la loi n° 78-17 sont des archives publiques au sens des articles 1er et 3 de la loi n° 79-18. Les archives courantes ou intermédiaires peuvent donc être conservées temporairement sans contradiction entre les deux régimes.

La fixation de la durée des archives courantes

L’article 15 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 impose que la période de conservation des archives courantes et intermédiaires soit fixée en accord entre les administrations concernées et les services de la Direction des Archives. La CNIL doit viser la loi n° 79-18 dans ses avis rendus au titre de l’article 15 de la loi n° 78-17 et vérifier le respect de cette procédure.

La destruction des traitements et le droit à l’oubli

La CNIL peut ordonner la destruction d’un traitement lorsque sa conservation porte atteinte à l’identité humaine, aux droits de l’homme, à la vie privée ou aux libertés. Cette destruction suppose l’accord préalable de l’administration des Archives. Les documents d’archives peuvent eux-mêmes être éliminés s’ils sont dépourvus d’intérêt pour la recherche et l’histoire. L’article 20 du décret n° 79-1037 ne s’applique pas aux données nominatives informatisées lorsqu’il méconnaît le droit à l’oubli.