Protection des données nominatives recueillies par sondage et obligations des entreprises

Les entreprises doivent respecter l’article 27 en informant les personnes du destinataire du sondage, de leur faculté de ne pas répondre et de leurs droits d’accès et de rectification. Les modalités d’exercice de ces droits doivent préciser la durée de conservation des éléments identifiants ainsi que le service compétent.

L’obligation de déclaration préalable prévue par l’article 16 peut être satisfaite par une déclaration commune pour des traitements relevant d’une même catégorie d’enquêtes, valable un an. Les modifications des catégories d’informations traitées doivent être déclarées conformément à l’article 19. Les enquêtes sur échantillon permanent sont déclarées au cas par cas, tandis qu’une série d’enquêtes peut faire l’objet d’une déclaration unique. Toute enquête comportant des informations relevant de l’article 31 demeure soumise à une déclaration spécifique.

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Les questionnaires peuvent mentionner l’identité et l’adresse des personnes interrogées, comporter une codification ou réunir des critères permettant leur identification. Même lorsque les noms sont conservés séparément et temporairement pour contrôler le travail des enquêteurs, les réponses restent susceptibles de constituer des informations nominatives.

La recommandation encadre l’information des personnes interrogées, leurs droits d’accès et de rectification, ainsi que les modalités de déclaration des traitements. Elle distingue les enquêtes par catégories d’objets, les séries d’enquêtes, les échantillons permanents et les enquêtes comportant des informations relevant de l’article 31.

• Possibilité d’identifier directement ou indirectement les personnes interrogées
• Rattachement des réponses par nom, adresse, codification ou croisement de critères
• Information sur le destinataire du sondage
• Information sur le refus de répondre et les droits d’accès et de rectification
• Déclaration préalable des traitements selon leur catégorie
• Déclaration spécifique lorsque des informations relevant de l’article 31 sont recueillies

• Questionnaires mentionnant le nom et l’adresse des personnes interrogées
• Codification permettant la correspondance avec une liste nominative
• Croisement de critères rendant l’identification possible
• Conservation temporaire des noms pour contrôler l’exécution du plan de sondage

• Informer les personnes du destinataire du sondage
• Recueillir les réponses sans relever l’identité à leur insu
• Préciser la durée de conservation et le service d’accès
• Déposer les déclarations préalables adaptées aux catégories d’enquêtes
• Déclarer toute modification des catégories d’informations traitées

À faire

• Identifier les éléments permettant une identification directe ou indirecte
• Informer du destinataire et de la faculté de refus
• Indiquer les droits d’accès et de rectification
• Préciser durée de conservation et service compétent
• Déclarer les traitements selon leur catégorie

À éviter

• Relever nom et adresse à l’insu des personnes
• Présumer l’anonymat des réponses sans vérifier les croisements
• Omettre une déclaration lors d’une modification des catégories
• Utiliser une déclaration commune pour un échantillon permanent
• Inclure des informations de l’article 31 sans déclaration spécifique

La qualification des informations nominatives issues des sondages

Les réponses recueillies sont directement ou indirectement nominatives lorsqu’elles peuvent être rattachées à une personne par son nom, son adresse, une codification ou le croisement de critères. La conservation séparée ou temporaire des noms, destinée au contrôle du sondage, ne suffit pas à exclure l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de son article 4.

Les obligations d’information prévues par l’article 27

Les entreprises doivent éviter de relever à l’insu des personnes leur nom et leur adresse, indiquer le destinataire du sondage, informer de la possibilité de refuser de répondre et rappeler les droits d’accès et de rectification. Les modalités d’accès doivent préciser la durée de conservation des éléments identifiants et le service à contacter.

Les modalités de déclaration préalable des enquêtes

L’article 16 permet une déclaration commune pour une même catégorie d’enquêtes, valable un an. Toute modification des catégories d’informations doit être portée à la connaissance de la Commission conformément à l’article 19. Les enquêtes sur échantillon permanent sont déclarées au cas par cas ; les enquêtes comportant des informations relevant de l’article 31 font l’objet d’une déclaration spécifique.