Protection des données personnelles : avertissement pour fichiers communaux irréguliers

La CNIL constate que la mairie a mis en œuvre six traitements automatisés non déclarés, en méconnaissance des articles 15 et 17 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. Elle relève également des mesures de sécurité insuffisantes, la collecte de données non pertinentes et l’absence de séparation entre les informations concernant les fournisseurs et celles relatives aux pensionnaires d’une maison de retraite. La situation familiale détaillée des électeurs ne pouvait pas être recueillie dans le fichier électoral, l’article L. 19 du Code électoral ne le prévoyant pas.

La division du fichier manuel des prestations sociales selon une distinction entre Français et Maghrébins révèle indirectement l’origine raciale des personnes et méconnaît l’article 31 de la loi n° 78-17, applicable aux fichiers manuels. Les fichiers de population détenus par la police municipale ne reposaient sur aucune base légale ; seul un comptage statistique des étrangers par pays d’origine pouvait répondre aux demandes préfectorales.

La CNIL adresse un avertissement et impose la déclaration des traitements, le renforcement des mots de passe, la suppression ou modification des données irrégulières, la destruction de fichiers manuels, l’archivage des registres et la fusion des fichiers d’aide sociale sans critère de nationalité.

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La CNIL a découvert dans une mairie six traitements automatisés et trois fichiers manuels non déclarés, concernant notamment la paie, le personnel, les élections et les permis de construire. Elle a relevé des données non pertinentes, des failles de sécurité et des fichiers distinguant Français et étrangers. Plusieurs modifications, destructions, déclarations et mesures d’archivage ont été demandées.

La CNIL a interrogé une mairie sur l’existence de traitements automatisés concernant les administrés. Malgré plusieurs demandes, le maire a déclaré ne détenir aucun fichier informatisé, à l’exception du fichier électoral, lequel n’avait pas été déclaré.

Une vérification a révélé six traitements automatisés portant notamment sur la paie, la gestion du personnel, les fournisseurs, les pensionnaires, les élections et les permis de construire, ainsi que trois fichiers manuels. Certains traitements comportaient des données non pertinentes, des mesures de sécurité insuffisantes ou une séparation irrégulière des catégories de personnes.

La police municipale détenait aussi des fichiers distinguant les Français et les étrangers, ainsi que des registres relatifs aux demandes de documents d’identité. La CNIL a demandé plusieurs modifications, destructions, déclarations et mesures d’archivage, puis a adressé un avertissement au maire.

• Déclarer préalablement chaque traitement automatisé d’informations nominatives
• Garantir des mesures de sécurité logiques suffisantes et individualisées
• Limiter les données collectées à celles pertinentes pour la finalité poursuivie
• Séparer les catégories juridiques distinctes dans les traitements
• Disposer d’une base légale pour tout fichier de population
• Éviter tout critère de tri révélant l’origine raciale
• Limiter les registres d’identité au nom, à la date et à l’objet

• Réponses écrites du maire aux demandes répétées de la CNIL
• Compte-rendu de la vérification effectuée dans les services municipaux
• Examen des six traitements automatisés et de leurs données
• Constatation des trois fichiers manuels et de leurs sous-fichiers
• Analyse des fichiers de population détenus par la police municipale

La mairie doit régulariser ou supprimer les traitements et fichiers irréguliers, sous le contrôle de la CNIL. Le maire doit également transmettre le procès-verbal de destruction requis et revoir les pratiques de collecte, de sécurité et d’archivage.

• Déclaration de tous les traitements automatisés
• Individualisation et renouvellement semestriel des mots de passe
• Suppression des données non pertinentes ou sans base légale
• Destruction des fichiers distinguant Français et étrangers
• Fusion des fichiers d’aide sociale sans critère de nationalité
• Archivage régulier des registres de demandes d’identité

À faire

• Déclarer chaque traitement automatisé à la CNIL
• Installer des mots de passe individualisés d’au moins six caractères
• Supprimer les données non pertinentes des fichiers concernés
• Détruire les fichiers manuels dépourvus de base légale
• Archiver régulièrement les registres de demandes d’identité

À éviter

• Conserver un traitement automatisé non déclaré
• Utiliser la nationalité comme critère de tri social
• Collecter la situation familiale non prévue par le Code électoral
• Mélanger les données de fournisseurs et de pensionnaires
• Conserver des fichiers de population sans fondement légal

Les obligations déclaratives des traitements automatisés

La mairie devait déclarer l’ensemble de ses traitements automatisés d’informations nominatives auprès de la CNIL, conformément aux articles 15 et 17 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. L’absence de déclaration du fichier électoral, malgré plusieurs sollicitations, justifie la demande de régularisation.

La licéité des fichiers manuels révélant l’origine raciale

La séparation du fichier des prestations sociales entre personnes dites françaises et maghrébines révélait indirectement l’origine raciale des individus. La CNIL retient une violation de l’article 31 de la loi n° 78-17, applicable aux fichiers manuels, et demande la fusion des fichiers sans critère de nationalité.

La pertinence et la base légale des données communales

La CNIL exige la suppression des données non pertinentes, notamment la nationalité des enfants des agents et la situation familiale détaillée des électeurs, non prévue par l’article L. 19 du Code électoral. Les fichiers de population des étrangers, dépourvus de base légale, doivent être détruits.

Article 1 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 15 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 17 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Articles 26 et 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 31 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article L. 19 du Code électoral, Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979