Mise en œuvre irrégulière d’un fichier d’aide sociale avant l’avis de la CNIL

En application de l’article 21, 2° de la même loi, la CNIL adresse un avertissement aux détenteurs du fichier. La décision illustre le caractère préalable de la formalité prévue par l’article 15 : l’administration ne peut régulariser a posteriori une mise en œuvre déjà intervenue en violation de cette exigence. La sanction consiste ici en un avertissement, sans autre mesure mentionnée dans la délibération.

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L’examen du dossier révèle que le fichier avait été mis en œuvre en 1984, avant la saisine de la Commission intervenue en 1985. La CNIL constate ainsi que le traitement avait été instauré antérieurement à l’accomplissement de la formalité prévue par l’article 15 de la loi applicable.

Sur le fondement de l’article 21, 2°, la Commission adresse un avertissement aux détenteurs du fichier en raison de cette mise en œuvre irrégulière.

• Existence d’un traitement relatif aux bénéficiaires de l’aide sociale
• Mise en œuvre effective du traitement
• Antériorité de la mise en œuvre par rapport à la saisine
• Application de l’article 15 de la loi n° 78-17
• Constat d’une violation de l’obligation préalable
• Pouvoir d’adresser un avertissement en application de l’article 21, 2°

• Mentions du dossier de demande d’avis
• Date de mise en œuvre indiquée : 1984
• Demande d’avis déposée en 1985
• Constat de l’antériorité de la mise en œuvre

• Avertissement adressé aux détenteurs du fichier
• Qualification d’une mise en œuvre irrégulière
• Prise en compte des dates figurant au dossier
• Vérification du caractère préalable de la saisine
• Traçabilité de la procédure avant tout traitement

À faire

• Identifier la date exacte de mise en œuvre
• Vérifier la date de saisine de la CNIL
• Conserver les pièces du dossier de demande d’avis
• Contrôler le respect de l’article 15 applicable
• Documenter les formalités préalables au traitement

À éviter

• Mettre en œuvre le fichier avant la saisine
• Confondre demande d’avis et régularisation rétroactive
• Omettre les dates dans le dossier administratif
• Présumer la conformité d’un traitement déjà actif
• Négliger le risque d’avertissement de la CNIL

L’obligation de saisine préalable de la CNIL

La mise en œuvre du traitement relatif aux bénéficiaires de l’aide sociale était intervenue en 1984, avant la demande d’avis déposée en 1985. La CNIL retient une violation de l’article 15 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, la saisine devant précéder la mise en œuvre du traitement.

La sanction de l’avertissement administratif

En application de l’article 21, 2° de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, la CNIL adresse un avertissement aux détenteurs du fichier. La décision rattache directement cette mesure à la mise en œuvre antérieure à la saisine.

La preuve de la date de mise en œuvre

La Commission fonde sa décision sur les mentions du dossier de demande d’avis, qui indiquent une mise en œuvre « en 1984 », antérieure à la saisine de 1985. Ces éléments établissent le manquement à l’obligation préalable.