Protection des salariés et encadrement CNIL des autocommutateurs téléphoniques

La CNIL qualifie d’indirectement nominatives les données enregistrant les numéros appelés par les membres du personnel. Leur traitement relève donc du contrôle de la Commission au regard de l’article 4 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

La mise en œuvre d’un autocommutateur doit être précédée des consultations prévues par l’article L 432-2 du Code du travail, notamment lors de l’introduction de nouvelles technologies. Les salariés doivent être informés de la nature et de la périodicité des contrôles, des conditions de facturation et des modalités d’exercice du droit d’accès prévu par les articles 34 et suivants de la loi n° 78-17.

La recommandation impose une limitation de la conservation à la durée nécessaire à la facturation et interdit tout traitement poursuivant une autre finalité. Le dispositif ne doit pas entraver les droits reconnus aux salariés protégés, notamment aux délégués syndicaux et aux délégués du personnel. Ces garanties constituent les conditions minimales recommandées lors de l’installation et de l’utilisation des autocommutateurs.

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La CNIL encadre l’installation d’autocommutateurs téléphoniques enregistrant les numéros appelés par les salariés, notamment pour contrôler les dépenses. Elle recommande les consultations prévues par le Code du travail et l’information des personnels sur le dispositif, les contrôles, la facturation et le droit d’accès. Les données doivent être conservées pendant la durée nécessaire à la facturation, ne pas être utilisées à d’autres fins et préserver les droits des salariés protégés.

La CNIL adopte une recommandation relative à l’installation d’autocommutateurs téléphoniques sur les lieux de travail. Ces équipements enregistrent les numéros appelés par les membres du personnel, notamment afin de contrôler les dépenses de communication.

La CNIL considère que ces informations présentent un caractère indirectement nominatif et que leur traitement relève de son contrôle. Elle recommande que l’installation soit précédée des consultations prévues par le Code du travail et que les salariés soient informés du fonctionnement du dispositif, des contrôles, de la facturation et du droit d’accès.

Les données ne doivent être conservées que pendant la période nécessaire à la facturation, ni utilisées à d’autres fins. Le dispositif doit également préserver les droits des salariés protégés.

• Identifier les numéros appelés comme données indirectement nominatives
• Soumettre le traitement au contrôle de la CNIL
• Consulter préalablement le comité d’entreprise
• Informer les salariés sur les contrôles et la facturation
• Permettre l’exercice du droit d’accès
• Limiter la conservation à la durée nécessaire à la facturation
• Interdire les traitements poursuivant d’autres finalités

• Enregistrement des numéros de téléphone appelés
• Fonctionnement de l’autocommutateur sur les lieux de travail
• Finalité de contrôle des dépenses de communications
• Dispositif d’information par affichage ou notes d’information
• Modalités prévues d’exercice du droit d’accès

Le déclarant doit encadrer l’installation et l’utilisation de l’autocommutateur par une consultation préalable, une information complète et une limitation stricte des usages. Les salariés, notamment protégés, doivent conserver l’exercice effectif de leurs droits.

• Organiser la consultation du comité d’entreprise
• Informer les salariés avant la mise en œuvre
• Limiter la conservation aux besoins de facturation
• Exclure toute utilisation étrangère à la facturation
• Préserver les communications des salariés protégés
• Garantir l’exercice du droit d’accès

À faire

• Consulter préalablement le comité d’entreprise
• Informer les salariés du fonctionnement du dispositif
• Préciser la périodicité des contrôles
• Organiser l’exercice du droit d’accès
• Supprimer les données après la facturation

À éviter

• Installer le dispositif sans consultation préalable
• Conserver les données au-delà de la facturation
• Utiliser les données à d’autres fins
• Omettre l’information des salariés
• Entraver les droits des salariés protégés

Les données téléphoniques indirectement nominatives

Les numéros de téléphone appelés par les membres du personnel sont considérés comme des données indirectement nominatives au sens de l’article 4 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. Leur traitement est ainsi soumis au contrôle de la CNIL. La recommandation exige une conservation limitée au temps nécessaire à la facturation et interdit leur traitement à d’autres fins.

La consultation préalable du comité d’entreprise

La mise en œuvre des autocommutateurs doit être précédée des consultations prévues par l’article L 432-2 du Code du travail, en particulier lors de l’introduction de nouvelles technologies. Cette consultation constitue une garantie préalable à l’installation du dispositif sur les lieux de travail.

Les garanties d’information et de conservation

Les salariés doivent recevoir une information sur la nature et la périodicité des contrôles, les conditions de facturation et les modalités d’exercice du droit d’accès prévu par les articles 34 et suivants de la loi n° 78-17. La publicité du système peut notamment être assurée par affichage ou notes d’information.

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 4 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Articles 34 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article L 432-2 du Code du travail, Article L 482-1 du Code du travail, Article L 481-2 du Code du travail