Contrôle URSSAF : validité du contrôle sur place, des transmissions dématérialisées et du mandat apparent d’une salariée

L’article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale impose l’envoi d’un avis de contrôle au moins quinze jours avant la première visite. La juridiction retient la régularité de cette formalité au vu de l’avis recommandé et de l’accusé de réception signé. Elle relève également que la transmission de documents par courriel ou clé USB ne caractérise pas, à elle seule, un contrôle à distance ni un traitement automatisé au sens de l’article R. 243-59-1. La société devait démontrer l’irrégularité alléguée.

Le contrôle sur pièces prévu par l’article R. 243-59-3 est réservé aux entreprises de moins de onze salariés. La société employant davantage de salariés, les échanges électroniques ne suffisent pas à établir un contrôle exclusivement à distance, dès lors que des interventions et l’entretien final ont eu lieu dans ses locaux.

La participation d’une salariée sans délégation écrite n’entraîne pas nécessairement la nullité. Sur le fondement des articles 1985 et 1998 du Code civil, un mandat apparent peut être retenu lorsque le comportement du dirigeant rend légitime la croyance des inspecteurs dans l’habilitation de la salariée.

Enfin, l’article R. 243-59 III exige l’identification des documents effectivement consultés ayant servi au redressement. L’omission d’un document sans lien avec les chefs contestés n’affecte pas la régularité de la procédure.

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À la suite d’un contrôle portant sur les années 2020 à 2022, la SAS TEAM EMPLOI contestait un redressement URSSAF et deux chefs relatifs à la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat et à la réduction générale des cotisations. Elle invoquait notamment l’absence d’avis, un contrôle à distance, l’utilisation de données dématérialisées, l’absence de délégation et l’insuffisance de la lettre d’observations.

La SAS TEAM EMPLOI, agence de travail temporaire affiliée à l’URSSAF depuis 2020, a fait l’objet d’un contrôle portant sur les années 2020 à 2022. L’URSSAF a notifié un redressement, ensuite réduit après les observations de la société, puis une mise en demeure. La commission de recours amiable a rejeté la contestation.

La société a saisi la juridiction sociale après le dessaisissement territorial d’un premier tribunal. Elle demandait l’annulation de la procédure, de la mise en demeure et de deux chefs de redressement relatifs à la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat et à la réduction générale des cotisations.

Elle invoquait notamment l’absence d’avis de contrôle, un contrôle à distance, l’utilisation irrégulière de données dématérialisées, l’intervention d’une salariée dépourvue de délégation et l’insuffisance de la lettre d’observations. L’URSSAF produisait l’avis recommandé, son accusé de réception, des échanges électroniques et les documents de contrôle.

• Avis de contrôle adressé au moins quinze jours avant la première visite
• Contrôle comportant des interventions effectives dans les locaux de l’entreprise
• Absence de preuve d’un contrôle exclusivement réalisé à distance
• Absence de traitement automatisé effectué sur le matériel de l’entreprise
• Documents communiqués par une salariée dans des circonstances établissant un mandat apparent
• Documents consultés suffisamment identifiables et utiles aux chefs de redressement

• Avis de contrôle recommandé du 21 février 2023
• Accusé de réception signé le 27 février 2023
• Courriels mentionnant les venues de l’inspecteur dans les locaux
• Proposition d’entretien final signée par le représentant de l’entreprise
• Échanges électroniques entre le dirigeant, la salariée et les inspecteurs
• Lettre d’observations et liste des documents consultés

La société ne peut obtenir la nullité du contrôle en se fondant uniquement sur les transmissions électroniques, dès lors que des visites sur place et un entretien final sont établis. La participation de la salariée reste opposable lorsque le comportement du dirigeant a créé une apparence légitime d’habilitation.

• Maintien de la validité des opérations de contrôle
• Écartement des nullités liées à l’avis de contrôle
• Écartement du grief de contrôle exclusivement à distance
• Absence de nullité liée à la clé USB ou aux courriels
• Reconnaissance d’un mandat apparent de la salariée
• Régularité formelle de la lettre d’observations

À faire

• Conserver l’avis de contrôle et son accusé de réception
• Documenter les visites et l’entretien final sur place
• Identifier les documents transmis sous format électronique
• Formaliser les délégations données aux salariés
• Vérifier la concordance entre pièces consultées et redressements

À éviter

• Contester un contrôle uniquement en raison des courriels échangés
• Confondre transmission numérique et traitement automatisé
• Laisser un salarié échanger sans encadrement écrit
• Omettre les documents utilisés dans la lettre d’observations
• Invoquer des pièces sans démontrer leur incidence sur le redressement

L’avis de contrôle et le délai de prévenance de l’article R. 243-59

L’article R. 243-59 I du Code de la sécurité sociale impose un avis au moins quinze jours avant la première visite. La juridiction retient la régularité lorsque l’organisme produit l’avis recommandé, l’accusé de réception signé et établit que la visite est intervenue dans le délai requis. Le moyen de nullité fondé sur l’absence alléguée d’avis est alors écarté.

La distinction entre transmission dématérialisée et traitement automatisé

La communication de documents par courriel ou clé USB relève de l’article R. 243-59. Elle ne constitue pas, à elle seule, un traitement automatisé soumis à l’article R. 243-59-1. Celui-ci suppose des opérations particulières réalisées sur les données ou le matériel informatique de l’entreprise. La présentation des vérifications sous forme de tableaux ne suffit pas à établir ce traitement.

Le mandat apparent d’une salariée lors du contrôle URSSAF

En l’absence de délégation écrite, la régularité peut être admise si les circonstances rendaient légitime la croyance des inspecteurs dans l’habilitation de la salariée. La juridiction tient compte des échanges avec le dirigeant, de sa connaissance des demandes, de son absence d’opposition et de son orientation répétée des inspecteurs vers la salariée, sur le fondement des articles 1985 et 1998 du Code civil.

Article 453 du Code de procédure civile, Article 450 du Code de procédure civile, Article 455 du Code de procédure civile, Article 700 du Code de procédure civile, Article L. 243-7 du Code de la sécurité sociale, Article L. 243-11 du Code de la sécurité sociale, Article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale, Article R. 243-59-1 du Code de la sécurité sociale, Article R. 243-59-3 du Code de la sécurité sociale, Article L. 244-2 du Code de la sécurité sociale, Article R. 244-1 du Code de la sécurité sociale, Article L. 114-10 du Code de la sécurité sociale, Article L. 8221-1 du Code du travail, Article L. 8271-6-4 du Code du travail, Article L. 8271-1-2 du Code du travail, Article L. 241-13 du Code de la sécurité sociale, Article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale, Article L. 3311-1 du Code du travail, Article L. 3221-3 du Code du travail, Article L. 47 A du Livre des procédures fiscales, Article 1985 du Code civil, Article 1998 du Code civil, Article 4 de la loi n° 2021-953 du 19 juillet 2021