La Présidente

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Références à rappeler dans toute correspondance : CTX 2011-075 – CTRL n°2011-261C Saisines n°11004323 et 11026304

Paris, le 19 juillet 2012,

Monsieur le directeur général,

Je fais suite à la décision n° 2011-037 du 22 décembre 2011 vous mettant en demeure et aux échanges qui ont suivi.

Dans vos courriers de réponse, parvenus à notre Commission les 27 mars et 25 mai 2012, vous avez précisé avoir adopté un certain nombre de mesures afin de vous conformer à cette mise en demeure.

En premier lieu, je constate que vous avez accompli les formalités à la mise en œuvre de vos traitements par le dépôt des demandes d’autorisation n°1578186 et n°1585283. Je vous indique que ces demandes d’autorisation sont en cours d’instruction par le service des affaires juridiques et feront l’objet de réponses distinctes, adressées dans les prochaines semaines.

En deuxième lieu, je note que vous avez supprimé la majorité des zones commentaires ou blocs notes présents dans votre application logicielle et mis en œuvre, tant pour les commentaires restant que pour ceux saisis à l’avenir, une modération automatique et manuelle. Ces mesures sont satisfaisantes. Je vous signale toutefois qu’elles vont au-delà de ce qui était exigé dans la mise en demeure qui ne visait que la purge des commentaires excessifs et des données de santé et non la suppression de l’intégralité des observations saisies.

En troisième lieu, je constate que vous avez limité l’accès des gardiens aux applications relatives à la gestion technique des immeubles dont ils ont la charge. Je vous précise que votre conformité est subordonnée au maintien de cet accès restreint et vous rappelle votre engagement de soumettre à notre Commission toute éventuelle modification de cette habilitation limitée. Toutefois, vous avez attiré l’attention de notre Commission sur l’évolution de ce métier et la nécessité pour les gardiens de disposer d’informations plus détaillées sur les locataires afin de mener à bien leurs missions. La formation plénière de notre Commission sera amenée, dans les prochains mois, à examiner cette problématique.

En quatrième lieu, j’observe que des mesures permettant d’assurer la traçabilité des données sensibles (en consultation comme en écriture) sont en cours de déploiement conformément au calendrier que vous avez communiqué.

Enfin, je note que vous mettez en œuvre des modalités d’archivage papier et électronique satisfaisantes au regard des prescriptions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Au regard de ces éléments, j’ai décidé de procéder à la clôture de votre dossier ainsi que de la procédure de contrôle n° 2011-261C et des saisines n°11004323 et 11026304.

Je vous précise que la clôture de la mise en demeure ne préjuge en aucune manière ni des suites qui seront réservées aux demandes d’autorisation en cours d’instruction relevant de la compétence de la formation plénière, ni des vérifications ultérieures qui pourraient être effectuées par notre Commission.

En tout état de cause, j’attire votre attention sur la nécessité de veiller au respect de la loi Informatique et Libertés qui participe à la protection des données à caractère personnel, droit fondamental reconnu à chaque personne.

A cet égard, je me félicite de la désignation, au sein de votre organisme, d’un correspondant Informatique et Libertés qui constitue un moyen efficace de veiller à la bonne application de la loi, tout en exonérant l’organisme qui s’en est doté de toute obligation de déclaration de ses fichiers.

Je vous précise que vous disposez d’un délai de deux mois à compter de la notification du présent courrier pour exercer un éventuel recours devant le Conseil d’Etat à son encontre. Le service des sanctions de notre Commission reste à votre disposition pour tout complément d’information.

Je vous prie, Monsieur le directeur général, d’agréer l’expression de mes salutations distinguées.

Isabelle FALQUE-PIERROTIN