Encadrement CNIL des fichiers municipaux et de l’utilisation statistique des données nominatives

La recommandation distingue les fichiers permanents de population, jugés excessivement généraux au regard de leurs finalités et de leurs destinataires, des fichiers sectoriels dont les finalités et les habilitations doivent être précisément définies. Ces traitements doivent faire l’objet d’une demande d’avis auprès de la Commission, conformément à l’article 15 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Les communes peuvent exploiter à des fins statistiques les données de leurs fichiers de gestion lorsqu’elles interviennent comme services producteurs d’informations statistiques, dans le cadre de l’article 25 de la loi n° 83-8 du 7 janvier 1983 et du décret du 17 juillet 1984. Les données nominatives provenant d’un organisme tiers supposent l’accord de celui-ci, le respect des secrets applicables et un protocole définissant notamment les modalités de restitution, soumis à l’avis de la Commission.

Les services municipaux ne peuvent accéder qu’aux informations nécessaires à leurs missions et ne peuvent communiquer leurs données nominatives à d’autres services. Cette restriction découle notamment de l’article 378 du Code pénal et de la loi du 6 janvier 1978. Ils peuvent exploiter leurs propres fichiers et transmettre uniquement des données anonymisées. Les enquêtes municipales traitant des informations nominatives nécessitent un dossier de demande d’avis au titre de l’article 15, dans le respect des articles 27 et 378 du Code pénal. La communication à des tiers non autorisés et le détournement de finalité sont sanctionnés par les articles 42, 43 et 44 de la loi précitée.

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La CNIL écarte la création d’un fichier municipal permanent regroupant toutes les informations nominatives et accessible à l’ensemble des agents. Elle admet des fichiers sectoriels répondant à des finalités précises, avec un accès limité et une demande d’avis. La recommandation encadre les statistiques, l’utilisation de données provenant de tiers, les échanges entre services et les enquêtes locales, en exigeant notamment des protocoles, le respect du secret et l’anonymisation.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés adopte une recommandation destinée à encadrer les traitements automatisés utilisés par les grandes villes pour gérer leur population.

Elle écarte le principe d’un fichier permanent réunissant toutes les informations nominatives détenues par les services municipaux et accessible à l’ensemble des agents. Elle admet en revanche les fichiers sectoriels, sous réserve de finalités précises, d’un accès limité et d’une demande d’avis.

La recommandation distingue l’exploitation statistique des fichiers de gestion municipaux, l’utilisation de données nominatives provenant d’organismes tiers, l’échange de données entre services municipaux et le traitement des enquêtes locales. Elle exige notamment l’accord de l’organisme tiers, un protocole soumis à la Commission, le respect du secret professionnel et l’anonymisation des données communiquées entre services.

• Définir rigoureusement la finalité de chaque fichier sectoriel
• Limiter l’accès aux agents habilités par leurs fonctions
• Déposer une demande d’avis auprès de la Commission lorsque requise
• Obtenir l’accord de l’organisme tiers détenteur des données
• Conclure un protocole précisant les modalités d’exploitation et de restitution
• Respecter le secret professionnel et anonymiser les données interservices

• Finalités et catégories de destinataires des traitements projetés
• Documents ou fichiers de gestion contenant des informations nominatives
• Protocole d’accord encadrant les données provenant d’un organisme tiers
• Modalités de restitution des fiches primaires nominatives
• Données anonymisées diffusées entre services municipaux

Les communes doivent renoncer aux fichiers permanents ouverts à l’ensemble des agents et privilégier des traitements sectoriels précisément encadrés. Les services municipaux et organismes partenaires doivent préserver les secrets applicables, formaliser les échanges et soumettre les opérations concernées à la Commission.

• Délimitation des finalités de chaque traitement
• Habilitation des seuls agents nécessaires au service
• Formalisation des échanges avec les organismes tiers
• Dépôt des demandes d’avis requises auprès de la Commission
• Anonymisation avant toute transmission interservices

À faire

• Définir la finalité précise de chaque fichier
• Identifier les agents autorisés à accéder aux données
• Déposer les demandes d’avis nécessaires
• Formaliser les échanges par un protocole
• Anonymiser les données transmises entre services

À éviter

• Créer un fichier permanent général de population
• Ouvrir les données à tous les agents
• Communiquer des données nominatives à un autre service
• Exploiter des données tierces sans accord
• Détourner les données de leur finalité

Les finalités et habilitations des fichiers municipaux

La constitution d’un fichier permanent nominatif accessible à tous les agents est susceptible d’être refusée en raison de finalités et de destinataires trop généraux. Les fichiers sectoriels sont admis lorsque leurs finalités et les catégories d’agents autorisés à accéder aux données sont rigoureusement définies. Leur mise en œuvre doit faire l’objet d’une demande d’avis auprès de la Commission, conformément à l’article 15 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Les conditions d’utilisation statistique des données de tiers

L’exploitation statistique de données nominatives provenant d’un organisme tiers suppose que celui-ci y soit favorable, dans le respect des secrets qui lui sont applicables. Elle exige également un protocole d’accord avec la ville, précisant les modalités de l’opération et notamment la restitution des fiches nominatives. Ce protocole doit être soumis à une demande d’avis auprès de la Commission.

Le secret professionnel et l’anonymisation interservices

Chaque service municipal ne peut accéder qu’aux informations nécessaires à sa mission et ne peut communiquer ses données nominatives aux autres services. Il peut exploiter ses propres fichiers et diffuser uniquement des données anonymisées. Cette règle repose sur l’article 378 du Code pénal et sur la loi du 6 janvier 1978.

Article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 15 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Articles 42 et 43 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 44 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 378 du Code pénal, Article 25 de la loi n° 83-8 du 7 janvier 1983, Loi n° 51-711 du 7 juin 1951