Délibération portant recommandation concernant les traitements automatisés d’informations nominatives relatives à la gestion par les mairies, du fichier électoral prud’homal.
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le code du travail ;
Vu le code pénal, et notamment ses articles 226-16 à 226-24 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l’application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Recommande
Les traitement automatisés d’informations nominatives mis en oeuvre par les mairies et relatifs aux opérations nécessaires aux élections prud’homales doivent respecter les conditions énumérées ci-après :
Finalité du traitement
Le traitement doit avoir pour seules fonctions, à partir des données transmises par le centre national de traitement informatique choisi par le ministère du travail et des affaires sociales aux mairies, selon leur choix, sur support magnétique ou sur support papier,
– de faciliter l’établissement et la tenue par les maires, en application des dispositions du code du travail, des listes électorales prud’homales,
– d’éditer les documents nécessaires à l’exécution des opérations électorales prescrites par ledit code.
Les informations nominatives enregistrées ne peuvent être utilisées à d’autres fins sous peines des sanctions prévues par les articles 226-16 à 226-24 du code pénal, qui réprime notamment le détournement de finalité.
Catégories d’informations traitées
Les informations transmises aux mairies et pouvant être traitées, en applications des dispositions du code du travail, sont, à l’exclusion de leur numéro de sécurité sociale : les noms et prénoms, la date et le lieu de naissance, le domicile des électeurs, de même que le collège et la section dont ils relèvent.
Sont également transmis aux maires, afin de faciliter l’affectation des électeurs dans les bureaux de vote situés à proximité de leur lieu de travail et sans qu’elles figurent sur les listes électorales, les données suivantes d’identification et de localisation des employeurs déclarant leurs salariés : type d’employeur, identifiant et raison sociale.
Destinataire des informations
Indépendamment de sa transmission au préfet, la liste électorale ne peut être communiquée, dans les conditions prévues par l’article R. 513-28 du code du travail, qu’à un électeur inscrit sur les listes électorales prud’homales de la commune sous peine des sanctions prévues par l’article 226-22 du code pénal, relatif au délit de divulgation d’informations nominatives en violation de l’article 29 de la loi du 6 janvier 1978, qui prohibe la communication à des tiers non autorisés.
Durée de conservation
Les listes électorales prud’homales, de même que les documents préparatoires ayant servi à leur élaboration ainsi que les listes communiquées à un électeur ne doivent pas être conservées après l’extinction des délais de recours contentieux, sous peine des sanctions prévues à l’article 226-20 du code pénal, qui réprime le délit de conservation des informations au delà de la durée déterminée en application de l’article 28 de la loi du 6 janvier 1978.
Sécurité
Les traitements doivent comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;
Modalités de délivrance
L’édition ou la reproduction des listes électorales prud’homales peut être délivrée à un électeur inscrit sur les listes électorales prud’homales, à ses frais, soit sur support papier, soit sur support magnétique.
Dans tous les cas, doit être strictement respecté le principe d’égalité entre les demandeurs, aussi bien en ce qui concerne les conditions de mise à disposition que la facturation des prestations ainsi offertes.
Le Président, Jacques FAUVET.