La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, Vu la Constitution du 4 octobre 1958, Vu la Convention du Conseil de l’Europe n° 108 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981, Vu le code électoral, Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et en particulier ses articles 6, 17 et 21 habilitant la commission nationale de l’informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d’informations nominatives ; Vu la loi n° 88-227 du 11 mars 1988 relative à la transparence financière de la vie politique ; Vu la loi n° 90-55 du 15 janvier 1990 relative à la limitation des dépenses électorales et à la clarification du financement des activités politiques ;

Les lois du 11 mars 1988 et du 15 janvier 1990 ont réformé les modalités de la propagande électorale et le financement des partis politiques. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en a tiré les conséquences en adoptant une norme simplifiée n° 34 destinée à faciliter les formalités que devront accomplir en certaines circonstances les partis ou groupements à caractère politique, les élus, ou les candidats aux fonctions électives. Elle a abrogé la recommandation qu’elle avait adoptée le 5 novembre 1985, et l’a remplacée par la présente recommandation. Cette recommandation précise d’une manière non exhaustive les conditions de création et d’utilisation des fichiers constitués par les partis ou groupements à caractère politique, les élus ou les candidats aux fonctions électives pour les besoins de leur communication, afin que ces fichiers soient conformes aux normes juridiques applicables en France, constituées par la loi du 6 janvier 1978 et la Convention du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981.

I – LES FICHIERS DE MEMBRES ET DE CORRESPONDANTS DES PARTIS POLITIQUES 1.1 Ils sont dispensés de déclaration à effectuer auprès de la Commission : – en application de l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978, aux termes duquel : « Il est interdit de mettre ou conserver en mémoire informatisée, sauf accord exprès de l’intéressé, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales des personnes. » Toutefois, les églises ou les groupements à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical peuvent tenir registre de leurs membres ou de leurs correspondants sous forme automatisée. Aucun contrôle ne peut être exercé, de ce chef, à leur encontre (…) » – et de l’interprétation de l’alinéa 2 de cet article par la Commission (cf. 2ème rapport CNIL pages 93 et suivantes).

1.2 Il faut entendre par correspondant toute personne ayant accompli une démarche positive auprès du parti, touchant directement à son action proprement politique (demande d’informations, versement de fonds, etc.) S’il s’agit d’une démarche ponctuelle, non réitérée, les informations relatives au « correspondant » devraient être radiées du fichier dans un délai raisonnable (2 à 3 ans par exemple) ; au-delà de ce délai, on ne peut plus considérer l’intéressé comme un « correspondant » du parti politique (cf 6ème rapport CNIL page 152). 1.3 L’exonération de la formalité de déclaration auprès de la CNIL ne dispense pas du respect des autres dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Une vigilance particulière doit être portée à l’information préalable des intéressés, ainsi qu’au strict respect de leurs droits d’accès, de rectification et de radiation. En outre, les dispositions de l’article 31 alinéa 1 susmentionné doivent être respectées : par exemple un parti politique ne peut, sauf accord écrit de l’intéressé, collecter l’appartenance syndicale de la personne concernée.

2 – LES AUTRES FICHIERS CONSTITUES A DES FINS DE COMMUNICATION POLITIQUE 2.1 Les principes () Il est rappelé que les fichiers de gestion des collectivités territoriales qui sont susceptibles d’être utilisés pour la communication d’informations sur les activités et réalisations de ces collectivités ne peuvent pas être utilisés à des fins de communication politique personnelle par les élus membres des organes de ces collectivités

– 2.1.5 ù Les informations nominatives peuvent être conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées. Par conséquent, dès lors que le fichier n’est pas permanent, mais a été constitué pour les besoins d’une campagne électorale, il doit être détruit à l’issue de la consultation électorale. En aucun cas, le fichier ne peut être utilisé par un ancien candidat pour ses activités professionnelles par exemple. – 2.1.6 ù Les déclarants doivent veiller à ce que l’envoi des courriers adressés aux personnes sollicitées soit effectué sans autre indication sur l’enveloppe que celles nécessaires pour un retour éventuel à l’expéditeur, en cas de non distribution. – 2.1.7 ù Il est conseillé de mentionner sur le message l’origine des informations (liste électorale, annuaire des abonnés au téléphone …).

2.2 L’utilisation des fichiers du secteur public : Elle est interdite sous peine de détournement de finalité (sanction pénale prévue par l’article 44). En effet, chaque fichier public a une finalité particulière qui ne comporte pas celle de faire de la prospection politique. Les seules exceptions sont : – 2.2.1 : la liste électorale La loi du 11 mars 1988 a supprimé l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 qui prévoyait une restriction dans le temps. Désormais, toute personne peut se faire communiquer la liste électorale, sous forme papier ou informatique, et en disposer à condition de ne pas en faire un usage purement commercial. Sur ce point, le Ministère de l’Intérieur adresse chaque année aux Mairies une « instruction relative à la révision et à la tenue des listes électorales », dont le chapitre X demande aux Maires de « veiller à ce que les mêmes facilités soient effectivement accordées à tous ceux » qui souhaitent avoir accès à ces listes et que « nul ne soit dispensé d’en payer le prix ». Dans sa délibération modifiée du 16 septembre 1981, la CNIL prévoit que dans tous les cas le principe d’égalité entre les demandeurs soit strictement respecté, qu’il s’agisse du prix, des modalités et des délais de délivrance. Si la relance des abstentionnistes, après la clôture du scrutin, lors d’élections à deux tours, est un usage admis par la CNIL, celle-ci s’oppose en revanche à la constitution de fichiers d’abstentionnistes.

– 2.2.2 : la liste des abonnés au téléphone : La liste orange recense les personnes qui ont manifesté leur volonté de ne pas voir le SNAT communiquer leurs coordonnées et de ne pas être l’objet de sollicitations de toutes sortes. Tout candidat ou parti politique peut obtenir auprès du Service National des Annuaires des Télécoms (SNAT 90 Rue Lecoq – 33065 Bordeaux Cédex) la liste, sous forme papier ou informatique, des abonnés au téléphone, expurgée des personnes inscrites sur la liste orange. L’attention est attirée sur l’article R. 10.1 du Code des Postes et Télécommunications qui interdit expressément l’usage des coordonnées de ces personnes à des fins commerciales ou de diffusion dans le public. 2.3 L’utilisation des fichiers du secteur privé : L’utilisation des fichiers du secteur privé est interdite, sauf si les deux conditions suivantes sont remplies : – 2.3.1 : La déclaration du traitement par l’organisme privé doit prévoir la communication des informations sous quelque forme que ce soit (cession, location, échange, don …) à des fins de communication politique. Il est possible de vérifier auprès de la CNIL si cette disposition est prévue dans la déclaration qu’elle a reçue. Il est toujours possible de déposer auprès de la CNIL une déclaration modificative. La déclaration n’a pas à être renouvelée par l’utilisateur.

– 2.3.2 : Les personnes figurant dans le fichier doivent avoir été informées de cette possibilité de cession, de location, d’échange ou de don, et avoir été en mesure de s’y opposer. (cf. délibération n° 85-28 du 9 juillet 1985 et délibération n° 85-63 du 12 novembre 1985). 2.4 L’utilisation des annuaires publics ou privés : – 2.4.1 : Les annuaires mis à la disposition du public Sous réserve de se conformer aux procédures garantissant le respect du droit d’auteur (à l’égard duquel la CNIL n’est pas compétente), il est possible d’extraire des informations de ces annuaires pour la création d’un fichier à des fins politiques, dans le respect des conditions et formalités exposées ci-dessus. – 2.4.2 : Les annuaires internes : Compte tenu de leur destination, ces annuaires ne peuvent être utilisés à des fins de propagande politique.

2.5 Le télémarketing politique : Le télémarketing pose des problèmes particuliers dans la mesure où il couvre des techniques de communication directe pouvant être perçues par les personnes démarchées comme une atteinte à leur vie privée. – 2.5.1 : Les automates d’appel : La mise en place d’un système d’automate d’appel est soumise au respect des conditions suivantes : – Chacun des types de message diffusé doit être subordonné à l’accord préalable et écrit de l’appelé (cet accord pouvant être par ailleurs révoqué à tout moment). – L’accord doit porter sur une plage horaire spécifique prédéterminée. – L’appelé doit fournir lui-même le numéro auquel il désire être appelé. (cf. délibération n° 90-121 du 4 décembre 1990)

– 2.5.2 : La propagande par téléphone à partir de l’annuaire des télécoms : En outre, s’agissant de la propagande politique à la suite d’un appel téléphonique, aucune information qui ferait apparaître directement ou indirectement les appartenances ou les opinions politiques de la personne appelée, ne doit être notée (par exemple : « réaction positive à l’appel », « mauvais accueil de la personne appelée », « refus d’être appelé au téléphone »). Afin de ne pas solliciter des personnes inscrites sur la liste orange, il convient également de s’adresser au Service National des Annuaires des Télécoms (SNAT) afin d’obtenir des listes d’abonnés au téléphone (sous forme de bandes adresses ou par télédéchargement de l’annuaire électronique avec la carte pastel) expurgée de ceux inscrits sur cette liste.

– 2.5.3 Le marketing politique par télécopie La loi du 31 décembre 1989, complétée par un décret d’application du 9 juillet 1991 est applicable. Le nouvel article R. 10.2 a mis en place la liste SAFRAN reprenant, en ce qui concerne les télécopieurs, les principes de la liste orange. La liste SAFRAN recense les personnes qui ne veulent pas être sollicitées par télécopie. Quels que soient les fichiers mis en oeuvre par les candidats, partis ou groupements à caractère politique, il convient de rappeler que l’article 29 de la loi du 6 janvier 1978 impose aux détenteurs de fichiers de prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations, et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés. Le Président, Jacques FAUVET

ANNEXES TEXTES APPLICABLES A L’UTILISATION DE FICHIERS A DES FINS DE COMMUNICATION POLITIQUE CONVENTION N° 108 DU 28 JANVIER 1981 DU CONSEIL DE L’EUROPE pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel Article 5 : Qualité des données « Les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement automatisé sont : a) obtenues et traitées loyalement et licitement ; b) enregistrées pour des finalités déterminées et légitimes et ne sont pas utilisées de manière incompatible avec ces finalités ; c) adéquates, pertinentes et non excessives par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées ; d) exactes et si nécessaire mises à jour ; e) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées. » Article 6 : Catégories particulières de données « Les données à caractère personnel révélant l’origine raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou autres convictions, ainsi que les données à caractère personnel relatives à la santé ou à la vie sexuelle, ne peuvent être traitées automatiquement à moins que le droit interne ne prévoie des garanties appropriées. Il en est de même des données à caractère personnel concernant des condamnations pénales. »

LOI N° 78-17 DU 6 JANVIER 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés Article 6 : « Une Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés est instituée. Elle est chargée de veiller au respect des dispositions de la présente loi, notamment en informant toutes les personnes concernées de leurs droits et obligations, en se concertant avec elles et en contrôlant les applications de l’informatique aux traitements des informations nominatives. La Commission dispose à cet effet d’un pouvoir réglementaire, dans les cas prévus par la présente loi. » ARTICLE 16 : « Les traitements automatisés d’informations nominatives effectués pour le compte de personnes autres que celles qui sont soumises aux dispositions de l’article 15 doivent, préalablement à leur mise en oeuvre, faire l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Cette déclaration comporte l’engagement que le traitement satisfait aux exigences de la loi. Dès qu’il a reçu le récépissé délivré sans délai par la Commission, le demandeur peut mettre en oeuvre le traitement. Il n’est exonéré d’aucune de ses responsabilités. » Article 17 : « Pour les catégories les plus courantes de traitements à caractère public ou privé, qui ne comportent manifestement pas d’atteinte à la vie privée ou aux libertés, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés établit et publie des normes simplifiées inspirées des caractéristiques mentionnées à l’article 19. Pour les traitements répondant à ces normes, seule une déclaration simplifiée de conformité à l’une de ces normes est déposée auprès de la Commission. Sauf décision particulière de celle-ci, le récépissé de déclaration est délivré sans délai. Dès réception de ce récépissé, le demandeur peut mettre en oeuvre le traitement. Il n’est exonéré d’aucune de ses responsabilités. »

Article 21 : « Pour l’exercice de sa mission de contrôle, la Commission : 1° Prend des décisions individuelles ou réglementaires dans les cas prévus par la présente loi ; 2° Peut, par décision particulière, charger un ou plusieurs de ses membres ou de ses agents, assistés, le cas échéant, d’experts, de procéder, à l’égard de tout traitement, à des vérifications sur place et de se faire communiquer tous renseignements et documents utiles à sa mission ; 3° Edicte, le cas échéant, des règlements types en vue d’assurer la sécurité des systèmes ; en cas de circonstances exceptionnelles, elle peut prescrire des mesures de sécurité pouvant aller jusqu’à la destruction des supports d’informations ; 4° Adresse aux intéressés des avertissements et dénonce au parquet les infractions dont elle a connaissance, conformément à l’article 40 du code de procédure pénale ; 5° Veille à ce que les modalités de mise en oeuvre du droit d’accès et de rectification indiquées dans les actes et déclarations prévus aux articles 15 et 16 n’entravent pas le libre exercice de ce droit ; 6° Reçoit les réclamations, pétitions et plaintes ; 7° Se tient informée des activités industrielles et de services qui concourent à la mise en oeuvre de l’informatique. Les ministres, autorités publiques, dirigeants d’entreprises, publiques ou privées, responsables de groupements divers et plus généralement les détenteurs ou utilisateurs de fichiers nominatifs ne peuvent s’opposer à l’action de la commission ou de ses membres pour quelque motif que ce soit et doivent au contraire prendre toutes mesures utiles afin de faciliter sa tâche. »

Article 25 : « La collecte de données opérée par tout moyen frauduleux, déloyal ou illicite est interdite. » Article 26 : « Toute personne physique a le droit de s’opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l’objet d’un traitement. Ce droit ne s’applique pas aux traitements limitativement désignés dans l’acte réglementaire prévu à l’article 15. » Article 27 : « Les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées : – du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; – des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ; – des personnes physiques ou morales destinataires des informations ; – de l’existence d’un droit d’accès et de rectification. Lorsque de telles informations sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions. Ces dispositions ne s’appliquent pas à la collecte des informations nécessaires à la constatation des infractions. »

Article 31 : « Il est interdit de mettre ou conserver en mémoire informatisée, sauf accord exprès de l’intéressé, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales des personnes. Toutefois, les églises ou les groupements à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical peuvent tenir registre de leurs membres ou de leurs correspondants sous forme automatisée. Aucun contrôle ne peut être exercé, de ce chef, à leur encontre. Pour des motifs d’intérêt public, il peut aussi être fait exception à l’interdiction ci-dessus sur proposition ou avis conforme de la Commission par décret en Conseil d’Etat. » Article 41 : « Sera puni d’un emprisonnement de six mois à trois ans et d’une amende de 2.000 à 200.000 francs, ou de l’une de ces deux peines seulement, quiconque aura procédé ou fait procéder à des traitements automatisés d’informations nominatives, sans qu’aient été publiés les actes réglementaires prévus à l’article 15 ou faites les déclarations prévues à l’article 16 ci-dessus. » Article 42 : « Sera puni d’un emprisonnement d’un an à cinq ans et d’une amende de 20.000 francs à 2.000.000 francs, ou de l’une de ces deux peines seulement, quiconque aura enregistré ou fait enregistrer, conservé ou fait conserver des informations nominatives en violation des dispositions des articles 25, 26, 28 et 31. En outre, le tribunal pourra ordonner l’insertion du jugement, intégralement ou par extraits, dans un ou plusieurs journaux, et son affichage dans les conditions qu’il déterminera, aux frais du condamné. »

Article 44 : « Sera puni d’un emprisonnement d’un an à cinq ans et d’une amende de 20.000 francs à 2.000.000 de francs quiconque, étant détenteur d’informations nominatives à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou de toute autre for me de traitement, les aura détournées de leur finalité telle qu’elle est définie dans l’acte réglementaire prévu à l’article 15 ci-dessus, ou dans les déclarations faites en application des articles 16 et 17 ou par une disposition législative. » CODE DES POSTES ET TELECOMMUNICATIONS – ART. R10 « Art. R. 10-1. – Les personnes physiques ayant souscrit un abonnement dans les conditions prévues aux articles D. 317 et D. 284 peuvent, en application de l’article 26 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, demander, sans redevance supplémentaire, à ne pas figurer sur les listes extraites des annuaires et commercialisées par l’administration des télécommunications. « Est interdit l’usage par quiconque, à des fins commerciales ou de diffusion dans le public, des informations nominatives extraites desdits annuaires concernant les personnes mentionnées à l’alinéa précédent. »

RAPPEL DES MODALITES DE DECLARATION DES FICHIERS COMMUNICATION POLITIQUE . Diffusion d’un bulletin ou de toute autre information par un élu, un candidat ou un parti politique aux membres de son parti, ou à ses correspondants Pas de déclaration . Diffusion d’information par un élu, un candidat ou un parti politique à toute personne DECLARATION SIMPLIFIEE DE CONFORMITE A LA NORME SIMPLIFIEE N° 34 OU DECLARATION ORDINAIRE SI LE FICHIER N’EST PAS CONFORME A LA NORME SIMPLIFIEE N° 34

COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE . Diffusion d’un bulletin d’information faite au nom d’une collectivité territoriale, et sous réserve du respect de la loi du 15 janvier 1990 Commune – 2.000 hab. : Déclaration simplifiée de conformité à la norme simplifiée n° 32 Commune + 2.000 hab. – 10.000 : Déclaration simplifiée de conformité à la norme simplifiée n° 31 Commune de + 10.000 hab. : Demande d’avis.