Clôture d’une procédure de contrôle après réponse à une mise en demeure

L’autorité de contrôle clôt une mise en demeure et la procédure de contrôle après examen des éléments de réponse transmis par l’exploitant. Cette clôture met fin au dossier concerné, sans faire obstacle à l’engagement ultérieur d’une procédure de sanction si des vérifications établissent la persistance ou la réitération des manquements.

La menace d’une sanction repose sur les articles 45 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. La décision rappelle ainsi que la clôture n’équivaut pas à une dispense générale de respecter la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

L’autorité invite également l’organisme à envisager la désignation d’un correspondant Informatique et Libertés. Selon le courrier, cette désignation constitue un moyen de veiller à l’application de la loi et permet à l’organisme concerné d’être exonéré de toute obligation de déclaration de ses fichiers.

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Après examen de la réponse de l’exploitant d’enseigne, l’autorité a clôturé son dossier et la procédure de contrôle. Elle a toutefois rappelé que la persistance ou la réitération des manquements pourrait entraîner une procédure de sanction au titre de la loi Informatique et Libertés. Le courrier rappelle également l’obligation de respecter la réglementation relative aux données personnelles et invite à envisager la désignation d’un correspondant Informatique et Libertés.

L’autorité de contrôle avait adressé une mise en demeure à un exploitant d’enseigne, dans le cadre d’une procédure de contrôle. Celui-ci a répondu par un courrier daté du 2 juin 2014, reçu le 6 juin suivant.

Après examen des éléments communiqués, l’autorité a informé l’exploitant de la clôture de son dossier et de la procédure de contrôle. Elle a toutefois précisé que la persistance ou la réitération des manquements pourrait donner lieu à une procédure de sanction conformément aux articles 45 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Le courrier rappelle enfin l’obligation de respecter la réglementation relative aux données à caractère personnel et invite l’organisme à étudier la désignation d’un correspondant Informatique et Libertés.

• Examiner les éléments de réponse transmis après la mise en demeure
• Apprécier ces éléments au regard des manquements visés
• Constater l’opportunité de clôturer le dossier et le contrôle
• Maintenir la possibilité de nouvelles vérifications
• Sanctionner la persistance ou la réitération des manquements
• Envisager la désignation d’un correspondant Informatique et Libertés

• La mise en demeure du 15 janvier 2014
• Le courrier en réponse daté du 2 juin 2014
• La réception de la réponse le 6 juin 2014
• Les éléments de réponse apportés par l’exploitant

L’exploitant bénéficie de la clôture de son dossier et de la procédure de contrôle, mais reste exposé à une nouvelle procédure si les manquements persistent ou se répètent. L’autorité de contrôle conserve la possibilité d’effectuer des vérifications ultérieures.

• Conserver les éléments ayant justifié la clôture
• Maintenir la conformité à la loi Informatique et Libertés
• Prévenir toute persistance ou réitération des manquements
• Anticiper d’éventuelles vérifications ultérieures
• Étudier la désignation d’un correspondant Informatique et Libertés

À faire

• Conserver la mise en demeure et la réponse transmise
• Documenter les mesures correctrices mises en œuvre
• Maintenir la conformité des traitements de données
• Prévenir la réitération des manquements
• Étudier la désignation d’un correspondant Informatique et Libertés

À éviter

• Négliger les manquements visés par la mise en demeure
• Considérer la clôture comme une dispense permanente
• Faire obstacle aux vérifications ultérieures
• Réitérer les manquements constatés
• Omettre de suivre les obligations déclaratives applicables

La clôture d’une procédure de contrôle

La clôture intervient après examen des éléments de réponse transmis par l’exploitant. Elle met fin au dossier et à la procédure de contrôle concernés, sans empêcher de nouvelles vérifications ultérieures.

Les sanctions fondées sur les articles 45 et suivants

La persistance ou la réitération des manquements visés dans la mise en demeure peut conduire à l’engagement d’une procédure de sanction, conformément aux articles 45 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

La désignation d’un correspondant Informatique et Libertés

Le courrier présente cette désignation comme un moyen de veiller à la bonne application de la loi. Il indique également qu’elle exonère l’organisme qui s’en est doté de toute obligation de déclaration de ses fichiers.

Articles 45 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée