Protection et finalité des fichiers nominatifs de médecins détenus par l’Ordre

La délibération encadre l’utilisation des fichiers nominatifs de médecins au regard de leur finalité. Les listes ordinales, rendues publiques pour permettre l’identification des médecins et de leurs lieux d’exercice, ne peuvent être communiquées à des tiers à des fins de prospection commerciale ou de propagande politique. Leur utilisation peut toutefois servir à transmettre des informations directement liées à l’exercice professionnel.

Les conseils de l’Ordre doivent respecter les formalités prévues par l’article 15 de la loi du 6 janvier 1978 et s’exposent aux sanctions de l’article 44 en cas de détournement de finalité. Les formulaires d’inscription doivent satisfaire aux exigences d’information de l’article 27 et mentionner le droit d’accès et de rectification. Ils doivent également préciser le droit d’opposition prévu par l’article 26 pour des raisons légitimes, notamment lorsque les données sont utilisées à des fins étrangères à la finalité principale.

La transmission des fichiers à des tiers est limitée aux cas prévus par la loi et les règlements. Les demandes d’utilisation doivent être soumises à l’accord du conseil national, tandis que l’envoi des informations professionnelles doit être effectué directement par les conseils départementaux. L’article 45 rend ces exigences applicables aux fichiers non automatisés ou mécanographiques.

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Les conseils départementaux de l’Ordre tiennent un tableau public des médecins inscrits, permettant de connaître leurs noms et lieux d’exercice. La délibération encadre l’utilisation, la transmission et l’exploitation de ces données, notamment pour l’information des médecins, la prospection commerciale et la propagande politique. Elle précise aussi les mentions d’inscription, l’information sur les traitements et les droits des personnes, ainsi que les formalités applicables aux fichiers automatisés et non automatisés.

Les conseils départementaux de l’Ordre tiennent un tableau nominatif des médecins inscrits, rendu public par insertion au recueil des textes administratifs de la préfecture et affichage dans les communes. Cette publicité permet au public de connaître et de vérifier les noms et lieux d’exercice des médecins.

La délibération examine les conditions d’utilisation de ces données, notamment leur transmission à des tiers et leur emploi pour adresser des informations aux médecins. Elle distingue les informations liées à l’exercice professionnel de la prospection commerciale ou de la propagande politique.

Elle prévoit également les mentions devant figurer sur le formulaire d’inscription, l’information des médecins sur les traitements et leurs droits, ainsi que les formalités préalables applicables aux fichiers automatisés et les règles étendues aux fichiers non automatisés.

• Respecter la finalité déclarée du traitement
• Limiter l’utilisation aux informations liées à la profession
• Obtenir l’accord du conseil national pour les demandes d’utilisation
• Transmettre les fichiers uniquement dans les cas prévus par la loi
• Informer les médecins conformément à l’article 27
• Prévoir le droit d’opposition prévu par l’article 26
• Accomplir les formalités préalables prévues par l’article 15

• Tableau nominatif des médecins établi et tenu à jour
• Recueil des textes administratifs de la préfecture
• Affichage annuel du tableau dans les communes
• Formulaire d’inscription au conseil de l’Ordre
• Acte réglementaire définissant la finalité du traitement

Les conseils de l’Ordre doivent réserver l’usage des fichiers aux communications professionnelles et contrôler strictement toute demande de transmission. Les médecins doivent être informés des traitements, de leurs destinataires et de leur droit d’opposition.

• Exclusion des communications de prospection commerciale
• Exclusion de la propagande politique
• Accord préalable du conseil national
• Envoi direct des informations par les conseils départementaux
• Information complète dans le formulaire d’inscription
• Risque de sanction en cas de détournement de finalité

À faire

• Déclarer le traitement conformément à l’article 15
• Vérifier la finalité professionnelle de chaque utilisation
• Obtenir l’accord du conseil national
• Compléter le formulaire d’inscription
• Informer sur l’accès, la rectification et l’opposition

À éviter

• Communiquer les fichiers à des tiers non autorisés
• Utiliser les données pour prospecter commercialement
• Employer les fichiers à des fins politiques
• Omettre les destinataires des informations
• Détourner la finalité déclarée du traitement

La finalité professionnelle des fichiers nominatifs

Les listes ordinales peuvent être utilisées pour adresser aux médecins des informations en rapport avec leur profession. Elles ne doivent pas être communiquées à des tiers pour de la prospection commerciale ou de la propagande politique. Le détournement de la finalité définie dans l’acte réglementaire prévu par l’article 15 peut être sanctionné sur le fondement de l’article 44 de la loi du 6 janvier 1978.

Les obligations d’information des médecins

En application de l’article 27 de la loi du 6 janvier 1978, le formulaire d’inscription doit préciser le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les conséquences d’un défaut de réponse, les destinataires des données et l’existence des droits d’accès et de rectification. L’article 26 impose aussi d’informer du droit d’opposition pour raisons légitimes.

Les conditions de transmission des fichiers

Les conseils départementaux ne doivent communiquer leurs fichiers que dans les cas prévus par la loi et les règlements. Les demandes d’utilisation destinées à informer les médecins doivent être acceptées après accord du conseil national, tandis que l’envoi des documents doit être réalisé directement par les conseils départementaux.

Article L362 du Code de la santé, Article L412 du Code de la santé, Article 15 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 26 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 29 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 42 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 43 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 44 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 45 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978