Protection de la vie privée et encadrement du microfilmage des registres d’état civil

La Commission admet que les registres d’état civil devenus librement consultables après 100 ans peuvent faire l’objet d’un microfilmage et d’échanges internationaux, sans discrimination fondée sur la nationalité ou la religion. Elle rattache cette possibilité à l’article 7-3° de la loi n° 79-17 du 3 janvier 1979 sur les archives, également mentionné comme relevant de la loi n° 79-18 dans la motivation.

La transmission vers les États-Unis impose toutefois de concilier l’accès aux archives historiques, la protection du patrimoine culturel et le respect de la vie privée. La centralisation à Salt Lake City, jugée sans équivalent en France, justifie des garanties complémentaires malgré l’ancienneté des documents et l’absence de données relatives à la race, aux causes de décès, aux choix religieux ou à la profession.

La poursuite du microfilmage est subordonnée à un avenant soumis à l’avis préalable de la CNIL. Celui-ci doit préciser les finalités religieuses et de recherche, les destinataires autorisés, le contrôle des communications à des tiers, la transmission des programmes aux autorités françaises, la durée de l’accord, sa publicité, l’application du droit français et la compétence des juridictions françaises. Une clause de résiliation unilatérale doit également permettre aux autorités françaises de mettre fin à l’accord en cas de manquement.

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Une société généalogique microfilme des registres français anciens et transfère les informations nominatives aux États-Unis à des fins religieuses, génétiques et scientifiques. Malgré l’absence de plusieurs données sensibles et l’encadrement de l’accès des chercheurs, la CNIL estime que la centralisation à Salt Lake City présente des risques particuliers et recommande un avenant renforçant les garanties de l’accord initial.

Depuis un accord conclu en 1960, une société généalogique microfilme les registres paroissiaux et d’état civil français de plus de 100 ans. Elle remet gratuitement une copie aux Archives de France et transfère les informations nominatives aux États-Unis, où elles sont informatisées à des fins religieuses, de recherche génétique et d’études scientifiques.

Le fichier ne comporte pas certaines données sensibles, notamment la race, les causes de décès, les choix religieux ou la profession. Des précautions encadrent l’accès des chercheurs.

La CNIL relève cependant que la centralisation opérée à Salt Lake City présente des risques particuliers. Elle recommande la conclusion préalable d’un avenant renforçant les garanties de l’accord initial.

• Registres paroissiaux et d’état civil âgés de plus de cent ans
• Finalités religieuses et recherches définies dans l’accord
• Destinataires internes précisément identifiés
• Communications à des tiers soumises à l’autorisation française
• Accès des chercheurs soumis à des précautions particulières
• Avenant soumis à l’avis préalable de la CNIL
• Clause de résiliation en cas de non-respect

• Accord conclu le 28 octobre 1960
• Microfilms des registres de plus de cent ans
• Transmission d’informations nominatives vers les États-Unis
• Centralisation informatique des données à Salt Lake City
• Absence de données relatives à la race et aux choix religieux
• Précautions particulières d’accès des chercheurs

La société généalogique ne peut poursuivre le microfilmage qu’après renforcement contractuel de l’accord et avis préalable de la CNIL. Les autorités françaises disposent d’un pouvoir de contrôle accru sur les finalités, les destinataires et les manquements.

À faire

• Rédiger un avenant à l’accord de 1960
• Définir les finalités du microfilmage
• Identifier les destinataires autorisés
• Soumettre l’avenant à la CNIL
• Prévoir droit français et résiliation

À éviter

• Poursuivre sans avenant préalable
• Centraliser sans garanties complémentaires
• Communiquer les données à des tiers
• Omettre les programmes transmis aux autorités
• Négliger les précautions d’accès des chercheurs

Le délai d’accès aux registres d’état civil

nL’article 7-3° de la loi sur les archives porte à 100 ans le délai au-delà duquel les registres d’état civil peuvent être librement consultés. La CNIL considère que ce droit d’accès historique est général, sans discrimination selon la nationalité ou la religion, et peut justifier un microfilmage destiné à des échanges internationaux.n

La conciliation de l’accès aux archives et de la vie privée

nLa libre circulation de l’information doit être conciliée avec la protection de la vie privée et du patrimoine culturel. La centralisation des données à Salt Lake City, sans équivalent en France, constitue un risque justifiant des garanties supplémentaires, même lorsque les registres sont anciens et que certaines données sensibles ne figurent pas dans le fichier.n

Les garanties contractuelles du transfert international

nLa poursuite du microfilmage est conditionnée à un avenant soumis à l’avis préalable de la CNIL. Il doit définir les finalités, les destinataires, les communications à des tiers, la transmission des programmes, la durée et la publicité de l’accord, ainsi que le droit français, la compétence des juridictions françaises et une résiliation unilatérale en cas de manquement.

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Article 7-3° de la loi n° 79-17 du 3 janvier 1979 sur les archives, Article 7-3° de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives