Droit individuel d’accès aux fichiers automatisés : modalités, délais et rectification

La recommandation précise les conditions pratiques d’exercice du droit individuel d’accès prévu par les articles 34 à 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. Le droit est personnel, peut être exercé à tout moment et ne nécessite pas la justification d’un intérêt. La demande peut être présentée sur place ou par écrit auprès du service désigné par le responsable du traitement. Elle doit permettre l’identification du demandeur et comporter les éléments nécessaires à la recherche des informations.

Le responsable doit vérifier l’identité du demandeur, communiquer les informations conformes aux enregistrements et faire apparaître leur dernière date de mise à jour. La réponse intervient à bref délai, sous réserve de contraintes techniques et des hypothèses de report prévues par la recommandation, sans pouvoir excéder trois mois dans certains cas.

L’article 36 encadre le droit de rectification. La copie de l’enregistrement modifié est délivrée sans frais et, en cas de contestation, la charge de la preuve incombe au service, sauf lorsque les informations ont été communiquées par l’intéressé ou avec son accord. Les tiers destinataires doivent être informés des modifications, sauf dispense.

Les articles 39 et 40 organisent un accès indirect lorsque les informations sont couvertes par un secret légal ou présentent un caractère médical. Les informations non protégées restent directement communicables ; les informations médicales sont transmises par l’intermédiaire d’un médecin choisi par l’intéressé.

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La CNIL recommande des modalités pratiques pour l’exercice du droit individuel d’accès aux fichiers automatisés. La demande peut être présentée sur place ou par écrit et doit permettre l’identification du demandeur. Après vérification, les informations sont communiquées, puis peuvent être rectifiées, mises à jour, clarifiées ou effacées. L’accès indirect s’applique aux données couvertes par un secret légal ou médical.

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés adopte une recommandation destinée à faciliter l’exercice du droit individuel d’accès aux informations enregistrées dans des fichiers automatisés.

Le titulaire du droit peut présenter une demande sur place ou par écrit, auprès du service désigné par le responsable du traitement. La demande doit permettre son identification et préciser l’adresse de réponse. Le responsable vérifie l’identité, recherche les informations et les communique à bref délai, sous certaines réserves techniques.

Le titulaire peut ensuite solliciter la rectification, la mise à jour, la clarification ou l’effacement des informations. La recommandation précise également les modalités d’intervention de la Commission en cas de refus ou d’absence de localisation du fichier.

Lorsque les données sont couvertes par un secret légal, un commissaire exerce indirectement le droit d’accès. Les informations médicales sont communiquées par l’intermédiaire d’un médecin choisi par le titulaire.

• Être le titulaire des informations enregistrées dans le traitement.
• Présenter une demande sur place ou par écrit.
• Identifier le demandeur au moyen d’un titre d’identité.
• Préciser l’adresse destinée à recevoir la réponse écrite.
• Fournir les éléments facilitant la recherche des informations.
• Respecter l’intermédiation médicale ou la procédure indirecte lorsque la loi l’impose.

• Titre d’identité portant la signature du demandeur.
• Photocopie du titre d’identité jointe à la demande écrite.
• Nom, adresse et précisions permettant la recherche du fichier.
• Date de dernière mise à jour de chaque enregistrement logique.
• Éléments établissant l’origine ou l’accord du titulaire sur les informations contestées.

Le titulaire peut exercer directement son droit d’accès, demander une rectification sans frais et saisir la Commission en cas de refus ou de difficulté de localisation. Le responsable du traitement doit organiser un service compétent, vérifier l’identité, répondre dans les délais et supporter la charge de la preuve lors d’une contestation, sauf exception.

• Accès personnel sans justification d’un intérêt
• Réponse à bref délai sous réserve des contraintes prévues
• Copie rectifiée délivrée sans frais
• Information des tiers destinataires après modification
• Intervention d’un médecin pour les données médicales
• Accès indirect aux informations couvertes par un secret

À faire

• Identifier le service chargé du droit d’accès
• Signer la demande écrite
• Joindre une copie du titre d’identité
• Préciser l’adresse de réponse
• Fournir les dates, index ou numéros utiles

À éviter

• Adresser la demande à un service non compétent
• Omettre les justificatifs d’identité
• Multiplier les demandes manifestement abusives
• Exiger directement des informations couvertes par un secret
• Contester une donnée sans préciser la rectification demandée

Le caractère personnel du droit d’accès aux fichiers

Le droit d’accès prévu par l’article 35 de la loi n° 78-17 est exercé par la personne concernée, sans justification d’un intérêt. Le mandat n’est admis que pour les mineurs et les majeurs incapables. Le titulaire peut être assisté d’un conseil lorsque la demande est effectuée sur place.

La charge de la preuve en matière de rectification

Selon l’article 36, lorsque le titulaire conteste les informations et demande leur correction, la charge de la preuve incombe au service auprès duquel le droit est exercé. Cette règle cesse de s’appliquer lorsqu’il est établi que les informations ont été communiquées par la personne concernée ou avec son accord. La rectification doit être conduite sans délai.

L’accès indirect aux informations protégées par le secret

Les articles 39 et 40 prévoient un accès indirect lorsque les informations ne sont pas directement communicables en raison d’un secret légal. Un commissaire désigné par le président de la Commission effectue les investigations et décide du caractère communicable. Les informations médicales sont communiquées par l’intermédiaire d’un médecin choisi par l’intéressé.

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Articles 34 à 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 35 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 22 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 36 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 39 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 21 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978