Protection des données nominatives dans la gestion administrative de l’aide à l’enfance

La solution repose sur la limitation des données à la gestion administrative de l’aide à l’enfance, l’exclusion des informations portant atteinte à la vie privée ou relevant de l’article 31, ainsi que la suppression des données relatives aux motifs sociaux ou économiques des aides et des informations en rapport avec la justice. La conservation est limitée à quinze mois après la sortie du service ou la dernière opération comptable.

L’accès est réservé aux directeurs départementaux compétents, à leurs personnels et aux organismes conventionnés désignés, dans la limite de leurs attributions et sous secret professionnel. Les connexions et rapprochements sont limités à ceux nécessaires au fonctionnement des services. Les conditions d’exercice du droit d’accès doivent respecter les articles 19 et 34 de la loi du 6 janvier 1978.

La Commission distingue ensuite les traitements conformes au modèle réglementaire, soumis à une déclaration simplifiée, de ceux qui s’en écartent, soumis à la procédure ordinaire prévue aux articles 48 et 15.

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Le projet prévoyait deux fichiers, consacrés aux bénéficiaires des aides et aux fournisseurs de services. Les données étrangères à la gestion administrative, les informations relatives aux motifs d’attribution des aides et celles en rapport avec la justice avaient été supprimées. Une durée de conservation de quinze mois, des accès limités et des règles encadrant le droit d’accès étaient également prévues.

La Commission a appliqué l’article 15 de la loi du 6 janvier 1978 et donné un avis favorable au projet d’arrêté. Elle a recommandé une harmonisation des autres traitements et distingué les traitements conformes au modèle de ceux nécessitant la procédure ordinaire.

• Traitement initialement déclaré selon l’article 48 de la loi du 6 janvier 1978
• Nécessité d’un examen particulier du système informatique
• Limitation des données à la gestion administrative de l’aide à l’enfance
• Exclusion des informations interdites par l’article 31
• Effacement des données dans un délai de quinze mois
• Accès réservé aux personnels et organismes habilités
• Respect du droit d’accès prévu aux articles 19 et 34

• Déclaration du système informatique adressée à la Commission
• Projet d’arrêté ministériel encadrant le traitement
• Suppression des informations relatives à la justice
• Prévision d’un effacement après quinze mois
• Limitation des accès aux services et organismes désignés

• Appliquer le modèle prévu par l’arrêté ministériel
• Déclarer simplement les traitements conformes au modèle
• Engager la procédure ordinaire pour toute divergence
• Effacer les données au terme de quinze mois
• Réserver l’accès aux personnels habilités et soumis au secret
• Informer régulièrement la Commission des évolutions au moins tous les deux ans

À faire

• Limiter les données à la gestion administrative prévue
• Supprimer les informations relatives à la justice
• Vérifier l’absence de données interdites par l’article 31
• Programmer l’effacement au terme de quinze mois
• Réserver les accès aux personnels habilités

À éviter

• Conserver les motifs sociaux ou économiques des aides
• Enregistrer des informations étrangères à la gestion administrative
• Autoriser des accès hors des attributions définies
• Réaliser des connexions non nécessaires au service
• Déclarer simplement un traitement différent du modèle

La procédure transitoire de l’article 48

L’article 48 de la loi du 6 janvier 1978 permettait une simple déclaration pour les traitements existants régis par l’article 15. La Commission pouvait toutefois appliquer l’article 15 par décision spéciale et fixer le délai de l’acte réglementaire. Elle a retenu cette procédure pour soumettre le traitement à un examen particulier et se prononcer sur le projet d’arrêté.

La limitation des données nominatives enregistrées

Le traitement ne peut conserver que des données nécessaires à la gestion administrative de l’aide à l’enfance et des fournisseurs de services. La Commission relève la suppression des informations relatives aux motifs des aides et à la justice, ainsi que l’absence de données interdites par l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978.

La conservation et l’accès aux informations

Les données sont effacées quinze mois après la sortie du service du bénéficiaire ou la dernière opération comptable du fournisseur. L’accès est limité aux services compétents et organismes désignés, soumis au secret professionnel. Les conditions du droit d’accès doivent respecter les articles 19 et 34 de la loi du 6 janvier 1978.