Protection contre les erreurs d’homonymie dans les fichiers d’incidents de paiement

La CNIL relève que le traitement déclaré devait identifier les personnes par le nom, les prénoms, la date de naissance et le code postal du lieu de naissance, conformément à la déclaration effectuée sur le fondement de l’article 16 de la loi du 6 janvier 1978. L’enregistrement incomplet de ces données n’était pas conforme à la déclaration et créait un risque d’homonymie préjudiciable aux personnes concernées.

La Commission rappelle, en application de l’article 37 de la même loi, que l’organisme devait demander à l’établissement de crédit les compléments d’identification nécessaires. Une recommandation antérieure étant demeurée sans effet, les mesures seulement facultatives concernant les inscriptions anciennes ne suffisaient pas.

L’article 21, alinéa 4, fonde l’avertissement adressé à l’organisme. La CNIL considère que la mise en conformité impose des mesures obligatoires portant sur les données déjà enregistrées, et non uniquement sur les nouvelles inscriptions. À défaut de régularisation complète, la conservation limitée à trois ans à compter de l’inscription est présentée comme un moyen de résorber le stock litigieux. Le récépissé de déclaration de modification n’est pas délivré en l’état.

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Un organisme identifiait de nombreuses personnes inscrites dans un fichier d’incidents de paiement à partir de données incomplètes, notamment sur la naissance, exposant des homonymes à des erreurs d’inscription. Les mesures prévues ne concernaient que les nouvelles données et non plusieurs centaines de milliers d’anciennes. La CNIL a adressé un avertissement et refusé provisoirement le récépissé modificatif.

Un organisme a déclaré un traitement automatisé destiné à échanger des informations sur les incidents de paiement liés aux crédits aux particuliers. La déclaration prévoyait l’identification des personnes par leurs nom, prénoms, date de naissance et code postal du lieu de naissance.

Des contrôles et l’instruction de réclamations ont révélé que les identités étaient souvent incomplètes, notamment concernant les dates et lieux de naissance. Cette pratique exposait des personnes homonymes à être inscrites ou identifiées à tort.

L’organisme a prévu de renforcer l’identification des nouvelles inscriptions, mais n’a pas imposé la régularisation des anciennes données, concernant plusieurs centaines de milliers de personnes. La CNIL lui adresse un avertissement et refuse provisoirement le récépissé de modification du traitement.

• Respecter les modalités d’identification prévues dans la déclaration initiale
• Enregistrer le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance
• Demander les compléments d’identification aux organismes de crédit
• Régulariser obligatoirement les inscriptions antérieures incomplètes
• Prévenir les erreurs d’homonymie susceptibles de causer un préjudice
• Mettre en œuvre des mesures conformes aux caractéristiques déclarées

• Résultats de la mission de contrôle réalisée en 1990
• Réclamations reçues et instruites par la CNIL
• Déclaration initiale du traitement n° 198.923
• Correspondances échangées avec l’organisme
• Décisions du conseil d’administration relatives aux nouvelles inscriptions

L’organisme doit sécuriser l’identification des personnes fichées et traiter le stock d’inscriptions anciennes incomplètes. Le maintien de données insuffisamment identifiées peut engager sa responsabilité et empêcher la délivrance du récépissé de modification.

• Avertissement prononcé sur le fondement de l’article 21
• Récépissé de déclaration de modification non délivré
• Régularisation obligatoire des inscriptions anciennes
• Réduction de la conservation à trois ans depuis l’inscription
• Risque de préjudice matériel et moral pour les homonymes

À faire

• Enregistrer systématiquement les données d’identification complètes
• Demander les compléments aux organismes de crédit
• Régulariser les inscriptions antérieures incomplètes
• Fixer la conservation à trois ans depuis l’inscription
• Contrôler la conformité avec la déclaration initiale

À éviter

• Conserver des fiches sans date de naissance
• Conserver des fiches sans lieu de naissance
• Rendre facultative la régularisation du stock ancien
• Calculer systématiquement la conservation depuis le passage en perte
• Maintenir des données exposant aux erreurs d’homonymie

Les exigences d’identification des personnes fichées

La déclaration imposait l’enregistrement du nom, des prénoms, de la date de naissance et du code postal du lieu de naissance. L’enregistrement incomplet de ces éléments n’était pas conforme au traitement déclaré et favorisait les erreurs d’homonymie préjudiciables.

La régularisation obligatoire des inscriptions anciennes

Les mesures concernant les nouvelles inscriptions ne remédiaient pas au stock existant. La CNIL exige des mesures spécifiques et obligatoires pour régulariser les inscriptions antérieures, conformément aux caractéristiques du traitement déclaré et à l’article 37 de la loi du 6 janvier 1978.

Les pouvoirs d’avertissement et de refus du récépissé

Sur le fondement de l’article 21, alinéa 4, de la loi du 6 janvier 1978, la CNIL adresse un avertissement. Elle refuse en l’état le récépissé de déclaration de modification, faute de garanties suffisantes de mise en conformité.

Article 16 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Article 21, alinéa 4, de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Article 26 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Article 37 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés