Une question précise ? Lancez une analyse avec le Copilote →
L’essentiel
- Identification
- Personnes identifiables, même temporairement ou par codification
- Finalité
- Données pertinentes au regard de la finalité
- Accès
- Accès différenciés selon les missions exercées
- Conservation
- Conservation limitée à trois ans
- Information
- Réponses obligatoires ou facultatives clairement précisées
- Consentement
- Accord écrit pour certaines données sensibles
- Sécurité
- Précautions utiles contre les tiers non autorisés
- Droits
- Droits d’accès et de rectification
Cadre juridique et définition
Une information reste nominative lorsque les personnes sont identifiables, y compris temporairement ou par codification.
Les données nominatives peuvent porter sur l’identité, la situation personnelle, la santé, les opinions, les produits stupéfiants, le suivi thérapeutique ou les suites judiciaires. Leur traitement est encadré par des obligations relatives à l’information, aux droits des personnes, à la finalité et à la sécurité.
La qualification ne dépend pas nécessairement d’une conservation durable : des informations peuvent être nominatives lorsqu’elles permettent d’identifier une personne, même temporairement ou par codification. Les traitements automatisés concernant des personnes identifiables restent soumis aux formalités préalables applicables, même lorsqu’ils sont temporaires ou limités géographiquement.
Pour approfondir
Conditions et critères applicables
Les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie. Les catégories de données et les destinataires doivent être déterminés selon les besoins du traitement : dans le cadre des injonctions thérapeutiques, les magistrats peuvent recevoir l’ensemble des informations, tandis que les services sanitaires et les médecins accèdent à l’identité et à la nature des produits utilisés.
La collecte doit respecter une information claire sur le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, leurs conséquences, les destinataires et les droits d’accès et de rectification. La conservation d’informations relatives aux opinions, à la santé, à la vie sexuelle ou à certaines appartenances exige un accord écrit dans les conditions mentionnées par la CNIL.
Les données ne doivent pas être réutilisées pour une finalité incompatible avec celle initialement déclarée. Un fichier destiné à un annuaire interne ne peut ainsi être utilisé ou communiqué en méconnaissance de sa finalité et des restrictions prévues par les règles d’utilisation du système d’information.
- Vérifier la pertinence des données au regard de la finalité.
- Identifier les personnes ou services autorisés à accéder aux informations.
- Informer les personnes sur la collecte, les destinataires et leurs droits.
- Recueillir un accord écrit lorsque les données concernées l’exigent.
Principales situations et précautions
| Situation | Point de vigilance | Illustration |
|---|---|---|
| Diffusion en ligne | Un accès réservé doit être techniquement effectif. | Une indexation par les moteurs de recherche peut révéler les listes nominatives. |
| Réutilisation d’un fichier | La nouvelle utilisation doit respecter la finalité déclarée. | Un annuaire interne ne peut être détourné pour une diffusion syndicale. |
| Questionnaire scolaire | Les réponses doivent être pertinentes et les personnes informées. | Certaines données sensibles exigent un accord écrit. |
| Comptage par dispositifs Wifi | L’anonymisation proposée doit être compatible avec la finalité réelle. | La captation d’adresses MAC peut nécessiter le consentement. |
Pour approfondir
Procédure et démarches pratiques
Avant la mise en œuvre, il convient de déterminer si le projet relève d’une demande d’avis ou d’une déclaration. La procédure de conseil ne remplace pas ces formalités lorsqu’un traitement concerne des personnes identifiables ; elle peut concerner certains projets antérieurs à leur mise en œuvre ou des essais portant sur des personnes non identifiables.
Les accès doivent être différenciés selon les missions et la conservation limitée à la durée nécessaire ; pour le traitement des injonctions thérapeutiques examiné par la CNIL, la conservation était limitée à trois ans. Les mesures de sécurité doivent empêcher la communication à des tiers non autorisés : un accès présenté comme réservé est insuffisant si des défauts techniques permettent une consultation libre par les moteurs de recherche.
La diffusion en ligne doit donc être contrôlée, y compris lorsque les documents sont censés être accessibles uniquement à certains adhérents ou utilisateurs. La CNIL a considéré que des mesures initiales inefficaces pouvaient justifier un avertissement, après la publication de listes nominatives accessibles sur internet.
- Qualifier le traitement et accomplir la formalité préalable adaptée.
- Définir les habilitations selon les missions.
- Fixer une durée de conservation limitée.
- Tester les restrictions d’accès et l’indexation par les moteurs de recherche.
- Retirer les documents diffusés par erreur et vérifier leur reprise éventuelle.
Sécurité, finalité et anonymisation : les principaux points de vigilance
Un accès présenté comme réservé ne suffit pas si des défauts techniques permettent la consultation des données par des personnes non autorisées, notamment au moyen des moteurs de recherche. Le responsable du traitement doit prendre les précautions utiles pour empêcher cette communication. ( et 9)
Les données ne doivent pas être réutilisées pour une finalité différente de celle déclarée. Un fichier destiné à un annuaire interne ne peut ainsi être utilisé par un syndicat lorsque sa déclaration et la charte informatique excluent sa communication à des tiers. ( et 14)
La pseudonymisation ou le codage ne font pas nécessairement disparaître le caractère nominatif des informations lorsque les personnes restent identifiables. De même, un projet de mesure de fréquentation par adresses MAC ne peut être regardé comme véritablement anonymisé si ses objectifs de collecte demeurent incompatibles avec une telle anonymisation. (, 10 et 13)
Questionnaires scolaires et données sensibles
Dans l’enseignement et la formation, les questionnaires doivent recueillir des données adéquates, pertinentes et non excessives. Les personnes doivent notamment connaître le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, leurs conséquences, les destinataires des informations et leurs droits. ()
La conservation d’informations relatives aux opinions, à la santé ou à la vie sexuelle exige un accord écrit dans les conditions précisées par la recommandation applicable. Cette exigence concerne également certaines informations révélant une appartenance associative ou syndicale. ( et 7)
Les tests psychotechniques et psychologiques sont assimilés à une collecte nominative. Ils relèvent donc des obligations d’information et de protection applicables à ce type de collecte. ()
Ce que montrent les décisions examinées
Le Tribunal de grande instance de Paris a considéré que la collecte suppose de recueillir et de rassembler les données, ce qui implique leur enregistrement. L’utilisation immédiate d’adresses électroniques sans stockage n’a donc pas été regardée comme une collecte dans l’un des cas examinés. ()
Le Conseil d’État a débouté JCDecaux France dans un projet de comptage de flux par captation d’adresses MAC, la CNIL ayant relevé que le dispositif nécessitait le consentement des personnes concernées. ( et 13)
La communication de données nominatives peut aussi être ordonnée dans le cadre de la vie interne d’un syndicat lorsque les statuts le justifient. Cette communication a été jugée compatible avec les articles 29 et 31 de la loi du 6 janvier 1978 dans le cas examiné. ()
Exemples tirés de nos contenus
Questions fréquentes
Une donnée codée ou identifiable seulement temporairement est-elle une donnée nominative ?
Oui, un questionnaire peut contenir des informations nominatives lorsque les personnes restent identifiables, y compris temporairement ou par codification. Les obligations applicables dépendent donc de la possibilité d’identifier les personnes concernées.
Un fichier nominatif peut-il être utilisé pour une autre finalité que celle prévue ?
L’utilisation d’un fichier nominatif doit respecter sa finalité initiale. Un fichier créé pour un annuaire d’adresses électroniques ne peut ainsi pas être utilisé par un syndicat lorsque sa déclaration et les règles d’utilisation du système excluent sa communication à des tiers.
Quelles informations doivent être communiquées lors d’une collecte nominative en milieu scolaire ?
Les personnes doivent être informées du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, de leurs conséquences, des destinataires des données et de leurs droits. Les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives.
Faut-il un accord écrit pour recueillir des données de santé ou relatives à la vie sexuelle ?
Oui. La conservation de données relatives à la santé ou à la vie sexuelle exige un accord écrit de la personne majeure ou émancipée, ou de son représentant légal.
Un accès réservé suffit-il à sécuriser des données nominatives ?
Non, un accès prétendument réservé ne suffit pas lorsque des défauts techniques permettent une consultation libre, notamment par les moteurs de recherche. Le responsable du traitement doit prendre toutes les précautions utiles pour empêcher la communication à des tiers non autorisés.
Une collecte de données nominatives peut-elle être dispensée de formalité parce qu’elle est temporaire ?
Non, une application concernant des personnes identifiables reste soumise à une demande d’avis ou à une déclaration, même si elle est temporaire ou limitée géographiquement. La procédure de conseil concerne notamment certains essais portant sur des personnes non identifiables.
Décisions et analyses sur « Données nominatives »
Dernières décisions
Informations documentaires générées à partir de ressources officielles (jurisprudence, législation …) qui ne constituent pas un conseil juridiqueRetour en haut