Collecte de données nominatives en milieu scolaire : information et consentement requis

La recommandation encadre toute collecte d’informations directement ou indirectement nominatives adressée aux élèves, étudiants, apprentis, stagiaires ou à leurs familles, quel que soit le support ou la finalité. Les informations doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie, conformément aux exigences de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et à l’article 9 du Code civil.

La conservation des informations révélant l’origine raciale, les opinions politiques, philosophiques, religieuses ou syndicales est interdite sans accord écrit de l’intéressé majeur ou émancipé, ou de son représentant légal. Les données relatives à la santé, à la vie sexuelle et celles susceptibles de révéler une appartenance politique, religieuse ou syndicale exigent également un accord écrit.

L’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 impose d’informer les personnes du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d’un défaut de réponse, des destinataires des données et des droits d’accès et de rectification. Cette information doit figurer dans les questionnaires écrits ou être délivrée préalablement par tout moyen. Les personnes concernées lorsque les données portent sur des tiers doivent également être informées.

Les tests psychotechniques ou psychologiques constituent une collecte nominative. L’accord écrit du responsable légal d’un élève mineur doit donc être recueilli avant leur organisation.

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La CNIL encadre les questionnaires et collectes d’informations nominatives dans l’enseignement et la formation. Les données doivent être adéquates, pertinentes et non excessives. Les informations relatives aux opinions, à la santé ou à la vie sexuelle nécessitent un accord écrit. Les personnes doivent être informées du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, de leurs conséquences, des destinataires et de leurs droits. Les tests psychotechniques et psychologiques sont assimilés à une collecte nominative.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés adopte une recommandation applicable aux questionnaires et à toute opération de collecte d’informations directement ou indirectement nominatives dans l’enseignement et la formation.

Elle rappelle que les données demandées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives. Les informations révélant des opinions ou portant sur la santé et la vie sexuelle sont soumises à un accord écrit dans les conditions précisées par la recommandation.

Les personnes interrogées doivent être informées du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d’un refus, des destinataires et de leurs droits d’accès et de rectification. Les tests psychotechniques et psychologiques sont assimilés à une collecte nominative ; l’accord écrit du responsable légal est requis pour un élève mineur.

• Limiter les informations aux finalités poursuivies
• Vérifier leur caractère adéquat, pertinent et non excessif
• Recueillir un accord écrit pour les données sensibles
• Obtenir l’accord du représentant légal pour un mineur
• Informer sur le caractère obligatoire ou facultatif des réponses
• Préciser les destinataires et les droits d’accès et rectification
• Informer préalablement les personnes concernées lorsque les données portent sur des tiers

• Questionnaire écrit comportant les mentions d’information requises
• Accord écrit de l’intéressé ou du représentant légal
• Contenu des questions révélant des données sensibles
• Finalité déclarée de la collecte
• Procédé utilisé pour recueillir les informations

Les établissements et organismes de formation doivent calibrer les questionnaires selon leur finalité, informer préalablement les personnes concernées et recueillir les accords écrits requis. Les élèves, familles et représentants légaux disposent d’une protection renforcée lorsque les données révèlent des opinions, concernent la vie privée ou résultent de tests psychologiques.

• Limiter chaque question aux données nécessaires
• Insérer les mentions de l’article 27 dans les questionnaires
• Recueillir l’accord écrit pour les données sensibles
• Obtenir l’autorisation du représentant légal pour les mineurs
• Informer les tiers concernés par les données collectées

À faire

• Définir précisément la finalité du questionnaire
• Vérifier la pertinence de chaque information demandée
• Indiquer les réponses obligatoires ou facultatives
• Préciser destinataires, accès et rectification
• Recueillir les accords écrits nécessaires

À éviter

• Collecter des données excessives ou sans finalité précise
• Conserver des opinions sans accord écrit
• Demander des données de santé sans consentement
• Organiser un test psychologique sans accord parental
• Omettre l’information préalable des personnes concernées

La proportionnalité des informations collectées

Les informations demandées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies. Cette exigence s’applique à toute collecte nominative, quel que soit le support ou la finalité du questionnaire.

Le consentement écrit aux données sensibles

La conservation d’informations raciales, politiques, philosophiques, religieuses ou syndicales est interdite sans accord écrit de l’intéressé majeur ou émancipé, ou de son représentant légal. Les données relatives à la santé, à la vie sexuelle et celles révélées par l’appartenance à une association de parents d’élèves exigent également cet accord.

L’information préalable des personnes concernées

L’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 impose d’indiquer le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les conséquences d’un défaut de réponse, les destinataires et les droits d’accès et de rectification. Pour un questionnaire écrit, ces mentions doivent y figurer. Les tests psychotechniques ou psychologiques nécessitent en outre l’accord écrit préalable du responsable légal d’un mineur.

Article 9 du Code civil, articles 6, 21-5°, 25 à 27, 31 et 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, article 1er du décret n° 78-774 du 17 juillet 1978