Formalités CNIL et information des personnes : avertissement pour déclarations incomplètes et défaut d’information

La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 impose aux organismes privés d’accomplir les formalités préalables à la mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives, conformément à son article 16. La CNIL relève que le dossier de déclaration du fichier « CEND » était incomplet au jour du contrôle, de sorte qu’aucun récépissé n’avait pu être délivré.

La Commission constate également que les personnes concernées par le traitement du fichier « L’INCONTOURNABLE » n’étaient pas informées des prescriptions de l’article 27 de la même loi lors de la collecte au moyen de cartes de garantie. Ces deux manquements justifient l’avertissement adressé au gérant de la société contrôlée.

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Après la reprise des activités d’une société, la CNIL a constaté que les dossiers de déclaration de plusieurs fichiers demeuraient incomplets. Les personnes utilisant des cartes de garantie n’étaient pas informées des prescriptions légales lors de la collecte de leurs données nominatives. Un avertissement a été adressé au gérant.

La société X a repris en location-gérance les locaux, le personnel et la clientèle de la société Y, placée en règlement judiciaire. Après un premier contrôle effectué auprès de cette dernière à la suite d’une plainte, la société X a indiqué ne pas mettre en œuvre de traitement automatisé.

La CNIL a ensuite reçu deux dossiers de déclaration incomplets, ayant donné lieu à des récépissés les 8 août et 21 novembre 1991. Une nouvelle mission d’investigation a été menée auprès de la société X. Le dossier relatif au fichier « CEND » demeurait incomplet et aucun récépissé n’avait été délivré. Pour le fichier « L’INCONTOURNABLE », les personnes concernées n’étaient pas informées des prescriptions de l’article 27 lors de la collecte d’informations nominatives au moyen de cartes de garantie. La CNIL a adressé un avertissement au gérant.

• Identifier un organisme privé mettant en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives
• Vérifier l’accomplissement des formalités préalables auprès de la CNIL
• Constater le caractère incomplet du dossier de déclaration
• Relever l’absence de récépissé au jour du contrôle
• Vérifier l’information des personnes lors du recueil des données
• Constater la méconnaissance des prescriptions de l’article 27

• Compte rendu de la vérification sur place notifié au gérant
• Deux dossiers de déclaration reçus par la CNIL
• Récépissés délivrés les 8 août et 21 novembre 1991
• Dossier incomplet du fichier « CEND »
• Cartes de garantie utilisées pour recueillir les informations nominatives

La société contrôlée est avertie en raison d’une déclaration incomplète et d’un défaut d’information des personnes. Le gérant est directement destinataire de cette mesure, qui met en évidence la nécessité de régulariser les formalités et l’information associées aux traitements.

• Avertissement adressé au gérant
• Absence de récépissé pour le fichier « CEND »
• Régularisation nécessaire du dossier déclaratif incomplet
• Information des personnes à assurer lors de la collecte
• Contrôle des supports de collecte, notamment les cartes de garantie

À faire

• Recenser chaque traitement automatisé d’informations nominatives
• Déposer des dossiers de déclaration complets auprès de la CNIL
• Vérifier l’obtention du récépissé avant la mise en œuvre
• Informer les personnes lors du recueil des données
• Contrôler les mentions figurant sur les cartes de garantie

À éviter

• Mettre en œuvre un traitement sans formalité préalable
• Transmettre un dossier déclaratif incomplet
• Considérer un récépissé comme acquis sans délivrance
• Collecter des données sans information conforme à l’article 27
• Utiliser des supports dépourvus des mentions obligatoires

Les formalités préalables des traitements automatisés

L’article 16 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 impose aux organismes privés d’effectuer auprès de la CNIL les formalités préalables à la mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives. La Commission retient qu’un dossier de déclaration incomplet ne permet pas la délivrance du récépissé requis. L’absence de récépissé au jour du contrôle caractérise le manquement constaté pour le fichier « CEND ».

L’information des personnes lors de la collecte

La Commission relève que les personnes concernées par le fichier « L’INCONTOURNABLE » ne recevaient pas l’information exigée par l’article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 lors du recueil des informations nominatives au moyen de cartes de garantie. Ce défaut d’information constitue le second manquement retenu pour adresser un avertissement au gérant.

Article 16 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, Article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978