Communication de données personnelles en appel : l’exigence d’utilité et de proportionnalité d’une demande fondée sur le RGPD

Le conseiller de la mise en état dispose, sur le fondement des articles 788, 789 et 913-1 du code de procédure civile, des pouvoirs nécessaires pour ordonner la communication et la production de pièces, ainsi que les mesures d’instruction utiles. Toutefois, l’article 146 interdit de suppléer la carence d’une partie dans l’administration de la preuve et l’article 6 impose d’alléguer les faits propres à fonder les prétentions.

Une demande de communication présentée au titre de l’article 15, paragraphes 3 et 4, du RGPD doit être indispensable à la solution du litige, proportionnée au but poursuivi et matériellement possible à satisfaire. Le droit d’accès porte sur les données personnelles traitées, sous réserve des droits et libertés d’autrui, mais ne justifie pas une demande générale dépourvue de finalité explicitée.

La demande a été rejetée faute de motivation factuelle, de finalité identifiée et d’explication sur l’utilité des documents pour le litige. Le demandeur ne soutenait pas devoir vérifier l’exactitude de ses données et ne sollicitait aucune indemnisation au titre d’une violation du RGPD. La juridiction a également retenu que certains documents n’existaient pas et que d’autres avaient été supprimés. Les dépens de l’incident ont été joints au fond, sans application de l’article 700 du code de procédure civile.

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Un salarié demandait la communication de relevés de badgeage et de connexion, ainsi que de données issues d’Outlook et d’une messagerie, sur le fondement du RGPD. Faute d’avoir précisé la finalité, l’utilité pour le litige ou la nécessité de vérifier l’exactitude des données, le conseiller de la mise en état a rejeté son incident.

Un salarié a interjeté appel d’un jugement prud’homal et a saisi le conseiller de la mise en état d’un incident. Il demandait à son employeur la communication de documents et de données personnelles sur le fondement de l’article 15 du RGPD.

La demande portait notamment sur des relevés de badgeage et de connexion, ainsi que sur un agenda Outlook et une messagerie. L’employeur a indiqué que certains documents n’existaient pas et que d’autres avaient été supprimés conformément à une note interne relative aux habilitations.

Le salarié n’a pas précisé la finalité de sa demande, son utilité pour le litige ni la nécessité de vérifier l’exactitude de ses données. Le conseiller de la mise en état l’a débouté de son incident, a écarté l’application de l’article 700 du code de procédure civile et a joint les dépens au fond.

• Motiver factuellement la demande de communication
• Identifier la finalité poursuivie au titre du RGPD
• Démontrer l’utilité des données pour la solution du litige
• Établir le caractère indispensable et proportionné de la mesure
• Vérifier que les documents demandés existent et peuvent être communiqués
• Ne pas utiliser la mesure pour suppléer une carence probatoire

• Attestation de la directrice des relations sociales sur l’absence de badgeage
• Explications et documents produits par l’employeur
• Note interne relative aux habilitations
• Constat de suppression de l’agenda Outlook et de la messagerie
• Absence d’allégations précises dans la demande du salarié

Le salarié ne peut obtenir la communication sollicitée, faute d’avoir démontré sa finalité, son utilité et son caractère indispensable. L’employeur bénéficie de la prise en compte des éléments établissant l’inexistence ou la suppression de certains documents, tandis que l’incident est renvoyé au fond pour les dépens.

• Rejet de la demande de communication du salarié
• Absence d’injonction de produire les données demandées
• Prise en compte de l’inexistence de certains relevés
• Prise en compte de la suppression documentée d’autres fichiers
• Dépens de l’incident joints au fond

À faire

• Préciser la finalité de toute demande fondée sur le RGPD
• Relier chaque document à une prétention déterminée
• Démontrer l’indispensabilité et la proportionnalité de la mesure
• Vérifier l’existence effective des documents sollicités
• Produire les règles internes de conservation et d’habilitation

À éviter

• Formuler une demande générale et non motivée
• Invoquer le RGPD sans utilité contentieuse démontrée
• Demander une mesure pour pallier une carence probatoire
• Réclamer des documents dont l’existence n’est pas établie
• Négliger les droits et libertés des tiers

Les pouvoirs du conseiller de la mise en état en matière de communication

Le conseiller de la mise en état peut ordonner les mesures nécessaires à la communication, à l’obtention et à la production des pièces sur le fondement des articles 788 et 913-1 du code de procédure civile. Selon l’article 789, il est seul compétent, jusqu’à son dessaisissement, pour ordonner une mesure d’instruction demandée après sa désignation.

Les conditions d’une mesure d’instruction fondée sur l’article 145

Les articles 145 et 146 du code de procédure civile exigent un motif légitime, des mesures légalement admissibles et l’insuffisance des éléments disponibles. Une mesure ne peut suppléer la carence probatoire. La demande doit aussi être indispensable à la solution du litige, proportionnée au but poursuivi et possible à satisfaire.

Les limites du droit d’accès prévu par l’article 15 du RGPD

L’article 15, paragraphes 3 et 4, du RGPD permet d’obtenir une copie des données personnelles traitées, sous réserve des droits et libertés d’autrui. La demande a été rejetée car elle n’était pas motivée, sa finalité et son utilité contentieuse n’étaient pas établies, et certains documents n’existaient pas ou avaient été supprimés.

Article 788 du Code de procédure civile, Article 913-1 du Code de procédure civile, Article 789 du Code de procédure civile, Article 145 du Code de procédure civile, Article 146 du Code de procédure civile, Article 6 du Code de procédure civile, Article 455 du Code de procédure civile, Article 700 du Code de procédure civile, Article 4, point 1, du règlement (UE) 2016/679, Article 15, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679