Recouvrement des charges de copropriété : règles, preuves et frais

1. Cadre juridique et définition

L’obligation de participer aux charges repose notamment sur les articles 10 et 14-1 de la loi du 10 juillet 1965. Les charges sont établies selon la valeur relative des lots et les provisions exigibles.

Le recouvrement des charges de copropriété vise à obtenir le paiement des sommes régulièrement appelées par le syndicat des copropriétaires. L’approbation des comptes peut rendre la créance certaine, liquide et exigible, sous réserve de l’absence de contestation dans le délai prévu par l’article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965.

L’article 10-1 de cette loi permet d’imputer au copropriétaire défaillant les frais nécessaires exposés à compter de la mise en demeure. Les frais correspondant à la gestion courante du syndic, aux relances redondantes ou à des diligences non démontrées peuvent être écartés.

2. Conditions et critères à réunir

Le syndicat doit établir la propriété des lots, les appels de fonds, les budgets et comptes approuvés, ainsi que le décompte individuel du copropriétaire. Les procès-verbaux d’assemblées générales, les appels de fonds, les relevés de compte et les documents de copropriété peuvent être utilisés à cette fin.

Le décompte doit distinguer les charges échues, les charges non échues et les frais de recouvrement. Des procès-verbaux seuls peuvent être insuffisants lorsque les attestations de non-recours relatives aux décisions approuvant les comptes ne sont pas produites.

La mise en demeure détermine notamment les sommes pouvant faire l’objet d’une demande d’exigibilité anticipée. Des provisions peuvent être limitées à l’exercice couvert par cette mise en demeure, à l’exclusion de celles d’un exercice ultérieur.

Les frais récupérables doivent être nécessaires au recouvrement et justifiés. Le coût d’une sommation peut être admis, tandis que les honoraires ordinaires du syndic, les frais de transmission ou les frais relevant déjà des dépens ou de l’article 700 du Code de procédure civile peuvent être exclus.

Un paiement échelonné peut être accordé en fonction des ressources du débiteur et des besoins du créancier, dans la limite légale de deux ans. L’échéancier peut devenir caduc après le défaut d’une échéance et une mise en demeure restée infructueuse.

Points de vigilance dans le recouvrement

3. Procédure et démarches pratiques

Le syndicat commence par réunir les pièces comptables et les décisions d’assemblée générale, puis adresse une mise en demeure précisant les sommes réclamées. Il peut ensuite saisir la juridiction compétente lorsque les impayés persistent.

L’assignation doit être accompagnée d’un décompte lisible et des justificatifs permettant de vérifier l’origine, le montant et l’exigibilité de la dette. En l’absence de ces éléments, la juridiction peut rouvrir les débats ou surseoir à statuer.

La non-comparution du copropriétaire ne dispense pas le juge de vérifier la régularité, la recevabilité et le bien-fondé des demandes. Lorsque la créance est retenue, le copropriétaire peut être condamné aux charges, aux frais justifiés, aux dépens et, selon les cas, à une indemnité fondée sur l’article 700 du Code de procédure civile.

Le juge peut aussi accorder un délai de paiement. Les modalités doivent être respectées, car le défaut d’une échéance peut entraîner l’exigibilité immédiate du solde selon les conditions fixées par la décision.

• Vérifier les procès-verbaux approuvant les comptes et budgets.
• Produire les appels de fonds et le décompte individuel.
• Séparer les charges échues, non échues et les frais.
• Justifier les frais exposés après la mise en demeure.
• Prévoir les conséquences d’un défaut de paiement de l’échéancier.

Frais de recouvrement : distinguer les dépenses nécessaires

Les frais imputables au copropriétaire défaillant doivent correspondre à des frais nécessaires exposés après la mise en demeure. Le juge apprécie leur nécessité au cas par cas ; une sommation de payer peut notamment être retenue sur ce fondement.

Sont généralement écartés les relances redondantes, les frais antérieurs à la mise en demeure, les honoraires correspondant à la gestion courante du syndic et les frais relevant déjà des dépens ou de l’article 700 du Code de procédure civile. Les frais de constitution de dossier ou de transmission doivent donc être justifiés par des diligences particulières.

• Individualiser chaque frais dans le décompte.
• Justifier sa date et son montant.
• Distinguer les frais nécessaires des honoraires de gestion courante.
• Ne pas confondre frais de recouvrement, dépens et frais irrépétibles.

Échelonnement judiciaire et conséquences d’un défaut

Un échéancier peut être accordé en considération des ressources du débiteur et des besoins du créancier. Les décisions recensées illustrent des règlements échelonnés sur six mois ou sur vingt-quatre mensualités, dans la limite légale de deux ans.

L’échelonnement peut devenir caduc après une échéance impayée et une mise en demeure restée infructueuse. Dans ce cas, le solde ou l’intégralité de la dette peut redevenir immédiatement exigible selon les modalités fixées par la décision.

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Questions fréquentes